Шаблон управленческого учёта в Excel и Google Таблицах

Главное решение в таблице — развести ввод и отчёты. Руками заполняются только «Операции» и «Продажи», остальные листы собирают из них цифры формулами. Пока это правило соблюдается, таблицу невозможно сломать: ошибку в одной строке видно, и она правится за минуту.

Лист «Операции» — это журнал денег: каждое поступление, каждая выплата и каждый перевод между счетами отдельной строкой. Лист «Продажи» — журнал сделанной работы: сданный заказ, отгрузка или итог дня для розницы. Разница между ними и есть разница между «деньги пришли» и «мы это заработали» — к ней вернёмся на примере ниже.

В файле уже заполнен один месяц — тот самый июнь из этой статьи. Замените строки примера на свои операции, и отчёты пересчитаются под ваш бизнес.

Первое искушение — завести статью под каждую мелочь: «кофе в офис», «бумага», «такси до клиента». Не надо. Чем больше статей, тем дольше выбирать нужную при вводе и тем труднее читать отчёт. Для старта хватает 12–15, укрупнить или разделить их можно в любой момент.

Второе правило: статья отвечает на вопрос «на что», а не «кому». «Оплата Петрову» — не статья, потому что Петров в одном месяце возит материалы, а в другом чинит станок. Статьи из примера ниже подойдут большинству небольших компаний, названия поменяйте под свой словарь.

Андрей делает кухни на заказ: цех в аренде, два мастера и сборщик, деньги ходят через расчётный счёт и карту. До файла учёт жил в голове и выписке банка. Ощущение было спокойное: на начало июня на счетах лежало 210 000 ₽, к концу месяца — уже 380 000 ₽.

Порядок работы с файлом у Андрея простой. Во вторник и пятницу он открывает выписку и переносит операции в журнал — по строке на платёж, со статьёй из выпадающего списка. Наличные записывает сразу с телефона, иначе к вечеру забудет. Когда кухня сдана и подписан акт, добавляет строку на лист «Продажи»: договор целиком и материалы этого заказа. На всё вместе уходит меньше часа в неделю.

За июнь в журнале набралось поступлений на 1 420 000 ₽: доплаты за три сданные кухни — 780 000, авансы по трём новым договорам — 640 000. Выплат — на 1 250 000 ₽. Касса выросла на 170 000, что и показала строка «Итог месяца» в ДДС. Пока всё сходится с ощущением «дела идут».

А теперь лист ОПиУ по тому же июню. Сдано три кухни на 1 060 000 ₽ — считая и доплаты июня, и весенние авансы по этим же договорам. Материалы, ушедшие в эти три заказа, стоили 430 000 ₽, остальные расходы месяца — 730 000 ₽. Выручка минус расходы: минус 100 000 ₽. Месяц, в котором касса выросла на 170 000, по сданной работе оказался убыточным.

Никакого противоречия здесь нет. Плюс в кассе сделали чужие деньги — авансы по договорам, работа над которыми ещё не началась и материалы под которые ещё не куплены. Июнь жил в долг у июля. Строго говоря, мы тут упрощаем: часть материалов для сданных кухонь Андрей оплачивал ещё в мае, и ОПиУ относит их к заказу, а не к дате платежа — в этом и есть разница между двумя отчётами.

Дальше таблица сделала то, ради чего и ведётся учёт: в разбивке по заказам стало видно, что две кухни из трёх проданы почти в ноль. Материалы подорожали ещё весной, а прайс Андрей не трогал с прошлого года. После пересчёта цен на 12% сентябрь по сданным заказам закрылся с прибылью около 150 000 ₽ — при той же загрузке цеха.

Все пять — из живых таблиц, что нам приносят на разбор. Хорошая новость: каждая лечится правилом на одну строку.

Честная граница выглядит так: таблица рассчитана на бизнес, где операций до пары десятков в день, а вносит их один человек. Если у вас несколько юрлиц, продавцы на точках или обороты, где выписка за неделю — это сотни строк, ручной журнал начнёт отставать от банка, и цифры в отчётах будут вчерашними.

Тогда не усложняйте файл — смените инструмент. Controlum делает ту же работу без ручного ввода: банковская выписка загружается целиком, операции разносятся по статьям, отчёты и платёжный календарь всегда посчитаны на сегодня. Логика та же, что здесь, поэтому переход после пары месяцев на таблице проходит без ломки.

И обратная оговорка: если у вас десяток операций в неделю, сервис пока избыточен. Таблицы честно хватит на год-полтора роста — мы сами советуем начинать именно с неё.