Складской учёт в Excel: таблица прихода, расхода и остатков

Готовая таблица рассчитана на магазин, небольшого оптовика или мастерскую с одним складом и ассортиментом от десятка до пары сотен наименований. Сейчас учёт у вас живёт в тетради, в голове кладовщика или в листе с колонкой «Остаток», и пару раз в месяц выясняется, что обещанного клиенту товара нет.

Формулы уже стоят. Настройка займёт вечер, дальше — минут пять ежедневно на перенос строк из накладных.

Денис — владелец склада «Картонный двор»: коробки, курьерские пакеты, скотч, стрейч-плёнка — во всё это продавцы с маркетплейсов, мыловары и чайные лавки заворачивают свои заказы. Десять артикулов, около двадцати постоянных покупателей, на складе он сам и кладовщица Света.

До августа всё держалось на одном листе: название и колонка «Остаток», которую Света правила после каждой отгрузки. В конце июля ИП Орлова заказала 300 курьерских пакетов 24×32 к понедельнику. По таблице их было 450, на полке нашлось 120.

Куда делись 330 штук, так и не выяснили — видимо, пару продаж забыли вычесть. Недостающие 180 пакетов Денис в субботу докупил в рознице по 9 ₽ вместо своих 5 ₽: 720 ₽ переплаты и полдня за рулём. Хуже другое — Орлова впервые спросила, можно ли на него рассчитывать.

Лист хранил итог, но не путь к нему. 1 августа Денис со Светой пересчитали полки и перенесли учёт на четыре листа.

Листов четыре: три заполняются руками, четвёртый только считает.

В журналах товар указывают артикулом, название подтягивается из справочника. Это защита от раздвоения: «Коробка 30х20» и «коробка 30*20» для программы — разные товары, а К-02 всегда один. Опечатка в коде сразу видна: вместо названия появится красное «нет в справочнике».

Товар сдвинулся — появилась строка. 6 августа от «Картон-Сервиса» приехали коробки трёх размеров, и в журнал легли три записи: 500, 400 и 150 штук на 30 050 ₽ — точно по накладной. Итог журнала заодно сверяется со счетами поставщиков: за август закупок набралось на 78 450 ₽.

За август набралось 10 поступлений и 30 выбытий — чуть больше одной записи за сутки. Света вносит их в конце смены.

Тип у строки объясняет, почему товар пришёл или ушёл, и отделяет торговлю от потерь:

Каждая колонка сводки — одна функция. Поступления по артикулу собирает СУММЕСЛИМН: складывает количество во всех строках журнала, где совпал код товара. Выбытия — то же по второму журналу. В английской версии Excel функция называется SUMIFS; русская программа сама покажет привычное имя.

Вручную здесь не заполняется ничего. Если цифра кажется странной, ищут в журналах: фильтр по артикулу покажет каждую отгрузку с датой и покупателем.

31 августа сводка подсветила три строки: пакеты 36×46 (200 штук при минимуме 240), стрейч-плёнку (12 рулонов при 13) и пузырчатую плёнку (2 при 2). Заявки «ПолиПаку» и «ЛентаОпту» ушли тем же вечером. Скотч — 54 рулона при пороге 50 — стоит у самой черты: одна крупная отгрузка, и он в списке.

Минимум — запас, которого хватит торговать, пока едет новая партия. Формула: средний расход в день × (дни поставки + дни запаса). Запасные дни страхуют от опоздавшей машины и внезапного крупного заказа.

Пакеты 24×32 — те самые, из июльской истории. За август их ушло 1 400, около 47 в день. «ПолиПак» везёт 4 дня, Денис добавил 2 дня запаса: 1 400 ÷ 30 × 6 = 280. Дошло до 280 — заказ сразу, и новая партия приезжает раньше, чем кончится старая.

Для «ЛентаОпта», который везёт неделю из другого города, запас взят в три дня. У медленных дорогих товаров формула даёт дробь: пузырчатой плёнки уходит 4 рулона, минимум выходит 1,3. Округляйте вверх — лишний рулон дешевле сорванной отгрузки.

Оговорка: цифра по одному месяцу — прикидка. Перед осенними распродажами на маркетплейсах пакетов уходит больше, поэтому пересчитывайте порог раз в квартал и перед сезоном.

Журналы честны настолько, насколько аккуратно в них пишут, поэтому таблицу регулярно сверяют с полкой. 31 августа Денис и Света за полтора часа пересчитали склад и вписали числа в колонку «Факт». Девять товаров сошлись до штуки.

По скотчу числилось 60 рулонов, лежало 54: Света брала его упаковывать заказы и не записывала. Это 270 ₽ — мелочь, но без проверки она копилась бы ежемесячно, а сигнал по скотчу запаздывал бы на шесть рулонов.

Расхождение не правят в сводке. Недостачу проводят строкой в расходе с комментарием, излишек — в приходе. Колонка «Расхождение» после этого обнуляется, а след остаётся: через полгода видно, что и когда теряется. С сентября скотч на свои нужды Света записывает сразу.

Когда наименований станет больше сотни, полный пересчёт превратится в субботник. Удобнее обходить одну полку в неделю — минут двадцать за раз.

Все пять встречаются там, где учёт ведут люди, а не сканер штрихкодов.

Файл справляется, пока склад один, ассортимент до двух сотен, а записи вносят один-два человека. Если двое пишут с разных телефонов, переложите его в Гугл Таблицы: формулы работают так же, а общий доступ избавит от версий «склад_финал_2.xlsx».

Дальше начинается то, что в Экселе делается через силу: перемещения между складами, партии со сроками годности, адресное хранение, когда важно знать полку и ячейку, а не одно количество.

Вторая граница — деньги. Шаблон оценивает склад по последней цене закупки. Если одна партия пакетов пришла по 5 ₽, а следующая по 6 ₽, себестоимость проданного честнее считать по средневзвешенной цене или по FIFO, когда первым уходит то, что первым пришло. В таблице это десятки вспомогательных формул, и ломаются они от одной вставленной строки.

Для такого случая в Controlum есть складской модуль: адреса ячеек, движения, остатки и себестоимость — средневзвешенная и FIFO — рядом с деньгами бизнеса. Но если склад один, а артикулов десяток-другой — у Дениса именно так, — таблицы хватит надолго.

Начните сегодня — первые данные появятся завтра. Больше шести шагов в первый месяц не нужно.