Таблица доходов и расходов бизнеса в Excel: шаблон и пример

Шаблон рассчитан на ИП и маленькие организации, где финансами занимается сам владелец: мастерская, студия, магазин у дома, сервис с одним-двумя сотрудниками. Учёт финансов пока живёт в тетрадке, заметках в телефоне или просто в голове, операций — от силы полторы сотни в месяц. Бухгалтер, если он есть, считает налоги, а на вопрос «сколько мы заработали в июле» не отвечает никто.

Времени нужно немного: вечер на старт — переименовать статьи и перенести прошлый месяц из выписки, — потом ведение занимает четверть часа в неделю. Формулы уже стоят. Кто захочет собрать похожий файл сам, найдёт механику ниже.

Лишнего в файле нет. Почти всё время уходит на лист «Операции». «Статьи» заполняются однажды, а «Итоги» вы только читаете.

Главная хитрость — колонка с видом операции. Сумма пишется без минуса, а доход это или расход, файл узнаёт по выбранной статье. Перепутать знак невозможно, и одна из самых живучих ошибок самодельных файлов — трата, записанная плюсом, — просто не случается.

Статья отвечает на вопрос «откуда пришли деньги» или «куда ушли». В шаблоне их пятнадцать: три доходные, одиннадцать расходных и одна особая. Названия веломастерские, но устройство подойдёт почти любому небольшому делу: поступления по направлениям, отдельно расходники для работы, отдельно закупка товара на продажу, дальше аренда, зарплата и постоянные траты.

Особая статья — «Вывод собственнику». Для ИП это обычные деньги «себе на жизнь», но расходом бизнеса они не считаются: мастерская на них ничего не купила. Поэтому в сводке они стоят отдельной строкой под результатом, а не среди аренды и запчастей. Смешаете — и прибыль будет выглядеть меньше настоящей.

Олег держит веломастерскую в арендованном боксе у парка: ремонт и обслуживание, небольшая полка с аксессуарами, помощник Денис на окладе. Три сезона учёт жил в тетрадке. В конце августа Олег открыл банковское приложение и удивился: лето выдалось лучшим за всё время, по выходным очередь на ремонт, а на счёте 179 500 ₽ — меньше, чем 260 000 ₽ в начале июня.

Тем же вечером он перенёс три месяца в файл — 82 строки. Выручку вносил итогом за неделю, отдельно ремонт и полку. Платежи — по строке, с комментарием вроде «шлемы и насосы» или «Денис, первая половина июля». Два перевода себе на карту — статьёй «Вывод собственнику». Наличные Олег раз в неделю сдаёт на счёт, поэтому все деньги мастерской видны в выписке.

Первая сверка не сошлась. По таблице за июнь в бизнесе убыло 4 700 ₽, а остаток на счёте упал на 11 500 ₽. Разница в 6 800 ₽ нашлась за десять минут: две покупки за наличные — перчатки с ветошью и лампа с удлинителем — в тетрадку не попали. Олег дописал их, и все три месяца сошлись с банком до рубля.

Ответ нашёлся в двух строках. Результат лета — 159 500 ₽: столько мастерская заработала после всех расходов. Себе Олег перевёл 240 000 ₽. Разница, минус 80 500 ₽, — ровно то, на сколько похудел счёт. Никакой пропажи: все три месяца подряд он забирал больше, чем дело успевало принести.

Второе открытие — июль. Выручка в нём лучшая за лето, 352 000 ₽, а результат самый слабый — 29 800 ₽. По тетрадке это выглядело бы провалом. Разбивка по статьям объясняет всё за минуту: 38 000 ₽ ушли на стенд для сборки колёс и 41 000 ₽ — на налог за второй квартал. Без этих двух разовых платежей июль дал бы 108 800 ₽ и стал бы лучшим в сезоне. Судите по трём месяцам подряд, а не по одному.

Колонка «Доля от доходов» показывает, сколько копеек с каждого рубля забирает статья. У «Спицы» зарплата Дениса — 19%, запчасти для ремонта — 17%, аренда — 11%. Всё ожидаемо, кроме закупки на полку: 178 000 ₽, тоже около 19%. А продала полка за лето на 187 000 ₽.

Разница — 9 000 ₽ за три месяца. Строго говоря, это упрощение: файл считает деньги, а часть закупленного ещё лежит на витрине. Олег пересчитал товар — его стало больше, чем в июне, примерно на 45 000 ₽ по закупочным ценам. Но даже с этой поправкой полка заработала около 54 000 ₽ наценки, по 18 000 ₽ в месяц, а заодно заморозила в шлемах и фонарях те самые 45 тысяч живых денег.

Решения Олег принял сразу. Ассортимент сократил до ходовых позиций — камеры, фонари, замки, — а шлемы и сумки теперь возит под заказ. Себе назначил постоянные 50 000 ₽ ежемесячно, остальное откладывает на зиму: ремонтов тогда почти нет, а за бокс платить всё равно. Сентябрь Олег записывает с первого дня, и строка «Осталось в бизнесе» впервые идёт с плюсом.

Если хотите вести финансовый учёт в Excel в собственном файле либо разобраться, что внутри шаблона, — вот вся механика. Рядом с датой операции формула подставляет первое число: =ДАТА(ГОД(A5);МЕСЯЦ(A5);1). По этой колонке сводка понимает, к какому периоду относится строка.

Каждая ячейка сводки — функция СУММЕСЛИМН с двумя условиями: статья и период. Ремонт в июне: =СУММЕСЛИМН(Операции!C:C;Операции!B:B;"Ремонт и обслуживание";Операции!F:F;B5). Здесь C — суммы, B — статьи, F — первое число месяца операции, B5 — заголовок колонки «июнь 2026». Строки «Доходы всего» и «Расходы всего» устроены так же, только вместо статьи условием служит вид операции.

В Google Таблицах и английской версии Excel функция называется SUMIFS; разделитель аргументов — запятая или точка с запятой, смотря по языку. Макросов нет, так что файл работает и на компьютере, и в облаке.

Каждая из них тихо сдвигает итог, и по самим цифрам её почти не заметить — только сверкой с банком.

Честная граница: эта таблица считает движение денег, а не прибыль в строгом смысле. Закупка на полку попадает в расход в день оплаты, аванс клиента — в доход в день поступления, хотя работа ещё не сделана. У «Спицы» из-за этого товар на полке пришлось досчитывать руками. Много предоплат, отсрочек, складских запасов — нужны два отчёта: движение денег и прибыль по сданной работе.

Вторая граница — несколько счетов и юрлиц. Расчётный счёт, карту и кассу шаблон не разделяет, остаток по каждому в нём не увидеть. Когда это станет важно, переходите на полный шаблон управленческого учёта: журнал там такой же, а к нему добавлены счета, продажи и отчёты ДДС и ОПиУ.

Третья — объём. Пока операций в пределах полутора сотен, перенос занимает четверть часа в неделю. Когда их становится несколько сотен, ручной ввод начинает отставать от банка. Тогда посмотрите на Controlum: сервис загружает выписку целиком и сам разносит операции по статьям, а сводка по месяцам остаётся той же, к которой вы привыкли.

Не ждите первого числа — начните с прошедшего месяца. Он уже лежит в выписке, и за вечер появится первый честный итог.