Статьи доходов и расходов: готовый справочник для малого бизнеса

Статья — это ответ на вопрос «на что ушли деньги» или «откуда они пришли». Сам по себе платёж молчит: получатель ООО «Флора-Трейд», назначение «оплата по счёту № 214», сумма 34 000 ₽. Со статьёй «Закупка товара» тот же платёж встаёт на своё место в отчёте о движении денег (ДДС) и в расчёте прибыли.

У «Пиона» статей расходов было пять. Всё, что не влезало в четыре понятные, бухгалтер отправляла в пятую. Вот июньский отчёт целиком.

Формально всё учтено: суммы бьются с банком до рубля. Только на вопрос «куда ушла десятая часть оборота» ответа в отчёте нет. Дальше — рабочий справочник: в нём такой строке негде появиться.

Справочник универсальный: подходит торговле, услугам и общепиту. Берите целиком и вычёркивайте то, чего у вас нет — например, строку про маркетплейсы, если вы там не продаёте.

Выручку делите по каналам или направлениям, по которым хотите видеть цифры отдельно. «Пион» разделил розницу, онлайн-заказы и корпоративных клиентов. У трёх каналов разная наценка и разные усилия: без деления не понять, какой из них тянет бизнес.

Принцип тот же: каждая статья — отдельный вопрос собственника. Зарплату на руки и налоги с неё мы развели специально. Так видно, сколько команда стоит целиком: НДФЛ 13% и взносы около 30% сверх оклада добавляют к суммам «на руки» примерно половину.

Оборудование стоит отдельно от ремонта не случайно: разовая покупка витрины за 80 000 ₽ не должна выглядеть как рост регулярных трат. Про налоги бизнеса: УСН (упрощёнка) — 6% с доходов или 15% с разницы доходов и расходов, платится через ЕНП (единый налоговый платёж) до 28-го числа.

Четыре типа операций двигают деньги, но не делают бизнес богаче или беднее. Если записать их в доходы или расходы, отчёт начнёт врать: прибыль окажется занижена или, наоборот, раздуется на пустом месте.

У «Пиона» в «прочем» лежали и переводы Ксении себе на карту, и размен для касс. Оба типа операций месяц за месяцем занижали прибыль — подробнее о том, как разделить свои деньги и деньги бизнеса, мы писали отдельно.

Ксения с бухгалтером сели с выпиской и за вечер разнесли всё «прочее» июня. Вот что нашлось и куда переехало.

Пересчёт изменил картину месяца. Настоящих расходов в «прочем» оказалось 115 000 ₽ — они получили свои статьи. Ещё 75 000 ₽ расходами не были вовсе: реальная прибыль июня — 205 000 ₽, на 75 000 ₽ больше, чем показывал отчёт. Из них 45 000 ₽ Ксения уже забрала себе — и теперь это видно отдельной строкой, без раскопок в выписке.

Самым полезным открытием стала доставка. Новая статья дохода «Платная доставка» показала: 120 заказов по 300 ₽ приносят 36 000 ₽ в месяц, а курьеры и такси стоят 58 000 ₽. Каждый месяц доставка съедала 22 000 ₽ — 264 000 ₽ в год, и в старом отчёте этой дыры не существовало.

Ксения подняла цену доставки до 450 ₽ и пересобрала маршруты курьеров. Через два месяца доставка приносила 54 000 ₽ при расходах около 50 000 ₽: из минуса в 22 000 ₽ она превратилась в небольшой плюс. Одна строка в справочнике окупила всю перестройку учёта.

Правило 1. Всего 15–25 статей. У «Пиона» было пять расходных — итог вы видели: 190 000 ₽ без объяснений. Другая крайность — справочник на девяносто строк с отдельными статьями «Кофе для клиентов» и «Чай для клиентов»: разноска съедает час в день, бухгалтер путается, и половина платежей всё равно ложится наугад. Наш справочник — 24 статьи, и это близко к верхней границе разумного.

Правило 2. Каждая статья отвечает на вопрос собственника. Тест простой: что вы сделаете, если сумма по статье вырастет вдвое? Есть ответ — статья живёт, нет — объединяйте с соседней. У Ксении вопрос «сколько стоит доставка» появился давно, и отдельная статья окупилась за месяц. А если бизнес живёт заказами, дробить полезнее не статьи, а прибыль по каждому проекту.

Правило 3. «Прочее» — меньше 5% оборота. Для «Пиона» это порог 105 000 ₽ в месяц, а лежало там 190 000 ₽ — верный сигнал перестраивать справочник. Обслуживание простое: раз в месяц открывайте «прочее», и если один тип операций встретился там трижды — заводите ему статью. У «Пиона» после перестройки в «прочем» осталось 4 200 ₽, это 0,2% оборота.

Правило 4. Переводы и личные деньги — вне доходов и расходов. Иначе отчёт врёт в обе стороны: у Ксении прибыль была занижена на 75 000 ₽, а бывает наоборот — собственник внёс свои деньги, они записались в выручку, и убыточный месяц выглядит успешным.

Не начинайте с чистого листа и теории. Быстрее оттолкнуться от реальных платежей прошлого месяца — они сами покажут, каких статей вам не хватает.

Дальше остаётся привычка: разносить новые операции раз в неделю, это 10–15 минут. Накопленный хвост неразнесённых платежей незаметно ломает и ДДС, и прибыль — почему так происходит, мы разбирали в отдельной статье.

Самое слабое место статей — ручная работа: выгрузить выписку, перенести, разнести, ничего не потерять. Пока месяц спокойный, это терпимо; в сезон — 8 марта у цветочников — разноска откладывается, и «прочее» снова пухнет.

В Controlum операции по счетам собираются сами: вы присваиваете статьи, а сервис ведёт ДДС и платёжный календарь, показывает остатки и прибыль. Разноска недели превращается в десять минут, и строка «прочее» перестаёт зависеть от того, дошли ли у бухгалтера руки.