Отчёт ДДС для бизнеса: образец таблицей и разбор на примере кофейни

ДДС — отчёт о движении денежных средств. Он отвечает на три вопроса за период: сколько денег пришло, сколько ушло и что осталось. Плюс показывает остаток на начало и на конец — по всем счетам и кассе сразу.

Банковская выписка — это лента платежей: «списание 47 300», «зачисление 112 000», и так сотни строк. ДДС собирает те же операции по смыслу, в статьи: выручка, закупка, аренда, зарплата, налоги, кредит. Лента превращается в одну страницу, которую читаешь за пять минут.

У Марины два расчётных счёта — по одному на точку — и наличная касса. Приложение банка показывает три разных остатка, и ни один из них ничего не говорит о том, куда делись деньги за месяц. ДДС сводит всё в одну картину.

Вот июнь «Зерна и точки» целиком. Одна страница, все деньги месяца.

Проверяется отчёт одним правилом: остаток на начало + поступления − выплаты = остаток на конец. Здесь: 605 000 + 1 580 000 − 1 370 000 = 815 000. Если итог не совпадает с банком и кассой — где-то потерялась операция, и отчёту пока нельзя верить.

Отдельно следите за строкой «Прочее». У Марины это 25 000 — меньше 2% выплат, нормально. Когда «прочее» разрастается до 10–15%, отчёт слепнет: деньги уходят, а куда — не видно. Лекарство — короткий список понятных статей, на старте хватает 15–20.

На первый взгляд июнь отличный: +210 000 за месяц. Но 180 000 из них — предоплата за корпоратив, который пройдёт только в июле. Эти деньги ещё не заработаны: примерно 120 000 из них уйдут на продукты, персонал и доставку для самого корпоратива.

Убираем предоплату — и реальный итог месяца сжимается до +30 000. Две кофейни прокрутили через кассу почти полтора миллиона и прибавили меньше, чем стоит одна кофемолка. Именно это Марина не видела в банковском приложении: остаток рос, и казалось, что дела идут в гору.

Подвох работает в обе стороны. Возьми Марина в июне кредит 500 000 — остаток вырос бы ещё красивее, хотя бизнес не заработал ни рубля. Деньги на счёте отвечают на вопрос «сколько у меня сейчас». Сколько бизнес заработал — считает другой отчёт, ОПиУ, и путать их опасно для кошелька.

Общий отчёт показал, что живых денег мало. Осталось понять, где они теряются. Марина разделила по точкам выручку и прямые расходы: закупку, зарплату, аренду. Налоги, реклама, связь и прочее — общих трат на 265 000, их она разнесёт дальше.

Кредит за кофемашину брали под вторую точку, поэтому честно повесить его на неё: остаётся +15 000 в месяц. А теперь общие расходы: если поделить 265 000 пропорционально выручке, на долю второй точки приходится около 96 000. Итог — точка в бизнес-центре уводит кассу в минус примерно на 80 000 ₽ каждый месяц. Всю кассу бизнеса делает Тверская.

Дальше уже управленческое решение. По этим же цифрам Марина прикинула: точка выходит в ноль при выручке около 700 000 в месяц против нынешних 510 000. План — договориться с бизнес-центром о летней скидке по аренде и запустить обеденные комбо; если к октябрю 700 000 нет, точку закрывать. Без отчёта этот разговор случился бы на полгода позже и стоил бы ещё полмиллиона.

В классическом ДДС потоки делят на три вида. Звучит как учебник, но смысл простой: отделить деньги, которые бизнес зарабатывает работой, от денег, которые он берёт в долг или тратит на развитие.

Правило одно: у здорового бизнеса операционная строка в плюсе — он живёт на свою работу. У «Зерна и точки» операционный поток +265 000, но внутри сидит предоплата 180 000; без неё остаётся +85 000. Плюс есть, но тонкий: один слабый месяц — и кофейни начнут проедать остаток.

Порядок на первый месяц такой:

Отдельная ловушка — переводы между своими счетами. У Марины деньги регулярно ходят со счёта одной точки на счёт другой. Это перемещение, в поступления и выплаты оно не попадает. Помечайте такие операции технической статьёй, иначе отчёт задвоит обороты.

И помните, куда смотрит ДДС: назад, на то, что с деньгами уже случилось. Хватит ли их на аренду 5-го числа и зарплату 10-го — вопрос к платёжному календарю, это взгляд вперёд по тем же статьям.

Марина сводила июнь в таблице субботним вечером — час с лишним на две сотни операций, и так каждый месяц. В Controlum операции по счетам собираются сами: сервис ведёт ДДС и платёжный календарь, показывает остатки и прибыль — отчёт из этой статьи обновляется без ручного переноса платежей.