Таблица ДДС в Excel: шаблон и пример отчёта о движении денег

Статья для собственника, у которого платежи идут через один-два счёта и кассу, а вся картина денег сейчас — приложение банка плюс память. Особенно если остаток то радует, то пугает, а объяснить скачки не получается. Понадобятся выписки за последние месяцы и полтора-два часа на первый месяц; дальше — минут двадцать в неделю.

Героиня примера — Ксения, владелица детского языкового центра «Глобус»: три класса, девять преподавателей с почасовой оплатой. Лето для центра — низкий сезон: вместо регулярных групп идут интенсивы, а за осень родители платят в конце августа. В июне Ксения взяла кредит 500 000 ₽ и отремонтировала второй класс.

Журнал операций — единственное место, где работают руками. Колонки: дата, тип (поступление, выплата или перевод), счёт, статья, сумма, контрагент с комментарием. Вид деятельности и месяц подставятся формулой.

Справочник статей — список из 10–20 названий, у каждого отмечено направление и вид деятельности. Именно он решает, в какой блок попадёт сумма, поэтому статью выбирают из выпадающего списка, а не набирают: «Аренда» и «аренда помещения» формула сочтёт разными.

Сводный лист собирает журнал формулами СУММЕСЛИМН по статье и месяцу. Сверху входящий остаток, дальше три блока со своим сальдо, внизу — поток за месяц и деньги на конец. Июль стартует с того, чем закончился июнь, поэтому вручную вносится лишь самая первая цифра.

Три вида деятельности звучат по-учебному, но смысл у деления бытовой: отделить деньги, которые бизнес зарабатывает работой, от вложений в развитие и от денег банка или владельца.

Ксения внесла в журнал все операции с 1 июня по 31 августа — сорок одну строку из выписки и кассовой книги. Сводка собралась сама, без единого ручного итога.

Июнь выглядит спокойно: остаток подрос на 90 000 ₽. Блоки рассказывают честнее. Работа принесла 70 000 ₽, ремонт забрал 400 000 ₽, разницу закрыл кредит: финансовое сальдо плюс 420 000 ₽ — это полмиллиона от банка минус 80 000 ₽, которые Ксения забрала себе.

Июль — дно лета. Интенсивы принесли 520 000 ₽, а зарплата, аренда, реклама набора на осень и налоги — 720 000 ₽. Добавились мебель для нового класса и первый платёж по кредиту. На 31 июля на счетах 130 000 ₽ — меньше августовской аренды, и заплатить за помещение удалось, только когда 1 августа пришла оплата третьей смены интенсива.

Август спас сезон: родители внесли 1,1 млн ₽ за осенние занятия, на счетах стало 550 000 ₽. Эти деньги Ксения и собиралась пустить на интерактивные панели за 480 000 ₽.

За лето операционная деятельность дала плюс 420 000 ₽. Неплохо, пока не вспомнить, что внутри августа сидит 1,1 млн ₽ предоплаты. Без неё три месяца работы закончились бы минусом 680 000 ₽: лето центр проживает за счёт осени, и так, скорее всего, будет каждый год.

Отсюда главный вывод. 550 000 ₽ на конец августа — почти целиком деньги родителей за уроки, которые ещё предстоит провести. Осенью новых поступлений будет немного, а зарплата, аренда, налоги никуда не денутся — около 630 000 ₽ ежемесячно.

Купи Ксения панели сразу — на счёте осталось бы 70 000 ₽ при аренде 170 000 ₽ в первых числах сентября. Покупку она перенесла на ноябрь, когда родители начнут платить за следующие месяцы, и возьмёт две панели из четырёх. К тому времени таблица покажет, держится ли плюс без предоплат.

Заработал ли центр за лето, таблица ДДС не скажет. Предоплата — это деньги, а не заработок: выручкой она станет в сентябре и октябре, когда занятия пройдут. Заработок считает другой отчёт.

Файл сделан в Excel, но в облаке работает так же: формулы, выпадающие списки, форматы переносятся при загрузке. Облачная копия удобна, когда журнал ведут двое — например, владелец и администратор с кассой.

Порядок такой:

Раз в месяц сверяйте итог с банком и кассой. Внизу сводки для этого есть жёлтая строка фактических денег, под ней — расхождение. Ноль — всё внесено. Не ноль — ищите пропущенную операцию: чаще всего это комиссия банка или наличные, которые забыли записать.

Ещё одна строка проверки ловит опечатки: если в журнале встретилась статья, которой нет в сводке, сумма пройдёт мимо, а в строке появится не ноль. Добавили статью в справочник — добавьте строку и на лист «ДДС», формулу скопируйте из строки выше.

Переводы между своими счетами в отчёт не попадают. В июле Ксения сдала из кассы на расчётный счёт 60 000 ₽ наличных: в журнале это строка с типом «Перевод», без статьи. Запиши она эту сумму поступлением — июльский оборот раздулся бы на 60 000 ₽, а остаток разошёлся с банком.

Все они встречаются в первых самодельных таблицах постоянно, и каждая по-своему искажает картину.

Таблица ДДС смотрит назад: показывает, что с деньгами уже случилось. Месячная сводка не увидит провала внутри месяца — у «Глобуса» 10 августа, после оплаты рекламы, на счетах оставалось 30 000 ₽, хотя август закрылся на 550 000 ₽. Хватит ли денег к конкретной дате, отвечает платёжный календарь: те же статьи, но расписанные по будущим дням.

Вторая граница — объём. Пока операций сотня-другая в месяц и счетов два-три, ручной журнал работает. Когда платежей сотни, перенос выписки съедает вечера, а ошибки рождаются именно в нём. Тогда проще перейти на сервис: Controlum загружает выписку банка, разносит операции по статьям и сам собирает движение денег по месяцам, а таблица остаётся для разовых расчётов.

Начните с прошлого месяца: выписки уже есть, операции ещё помнятся.