ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках): полный пример за месяц

ОПиУ — отчёт о прибылях и убытках. В бухгалтерии его аналог называется отчётом о финансовых результатах, на английском — P&L. Он отвечает на один вопрос: заработал бизнес за месяц или нет. Не сколько денег пришло и не сколько лежит на счёте, а сколько компания оставила себе после всех расходов, которые относятся к этому месяцу.

Остаток в банке отвечает на другой вопрос — хватит ли на ближайшие платежи. За него отвечает отдельный отчёт, ДДС (движение денежных средств). Пока эти два вопроса склеены в один, любой аванс клиента выглядит как заработок, а любая закупка материалов — как провал.

В июне студия сдала клиентам шесть заказов: две кухни, три шкафа и стол для переговорной. По подписанным актам это 3 200 000 ₽ — выручка июня. Дальше Игорь спускается по отчёту сверху вниз: из выручки шаг за шагом уходят расходы, пока не останется чистая прибыль.

Прямые расходы появляются из-за конкретных заказов: не было бы кухни, не было бы и её фурнитуры. Постоянные студия платит в любом случае, с заказами и без: аренда, оклады, реклама, бухгалтер. Ради этого расходы и делят на два типа: видно, что заказы приносят 37,5% маржи, а «цена существования» студии — 1 080 000 ₽ в месяц, даже если цех стоит пустой.

Отсюда простой ориентир: чтобы месяц не ушёл в минус, студии нужно сдавать заказов минимум на 2 880 000 ₽ — столько выручки при марже 37,5% ровно покрывает постоянные расходы. Июньские 3,2 млн ₽ выше этой планки всего на 11%, поэтому и прибыль такая тонкая: 102 000 ₽, около трёх копеек с каждого рубля выручки.

Теперь тот же июнь глазами банка. На счёт пришло 4 100 000 ₽: 2 200 000 ₽ — доплаты за сданные заказы (часть этих заказов клиенты предоплатили ещё весной) и 1 900 000 ₽ — свежие предоплаты за кухни и шкафы, которые студия сдаст только в июле и августе. Ушло со счёта 3 200 000 ₽. Разница — те самые плюс 900 000 ₽, которые так радовали Игоря.

Из этих 900 000 ₽ заработаны только 102 000 ₽. Остальное — деньги клиентов, под которые студия ещё должна купить материалы, месяц работать в цеху и оплатить монтаж. Если забрать 500 000 ₽ сейчас, в августе, когда придёт время закупать фурнитуру под предоплаченные заказы, счёт опустеет — и занимать придётся на исполнение уже оплаченных кухонь.

Бывает и зеркальная картина: заказы сданы, в ОПиУ прибыль, а на счёте пусто, потому что клиенты ещё не доплатили. Это та же разница между прибылью и деньгами, только с другим знаком — и ловится она тем же способом: смотреть оба отчёта рядом.

Главная ошибка при сборке ОПиУ — записывать в выручку всё, что упало на счёт. В июне клиентка заказала у студии кухню за 480 000 ₽ и внесла половину — 240 000 ₽. Сдадут кухню в августе. В июньском отчёте этих денег нет: пока кухня не передана и акт не подписан, 240 000 ₽ — обязательство студии перед клиенткой. Выручкой станут все 480 000 ₽ сразу — в августе, вместе с расходами на эту кухню.

Вот как один и тот же заказ выглядит в двух системах счёта. Прямые расходы по кухне — 300 000 ₽: материалы, работа мастеров, доставка с монтажом.

Итог за три месяца одинаковый, но счёт по оплате врёт в каждом отдельном месяце: июнь выглядит удачным, июль — провальным, хотя студия всё это время просто ровно работала. Принимать решения по такому отчёту нельзя: скидки, цены и премии окажутся привязаны к случайным скачкам. Счёт по отгрузке показывает в каждом месяце ровно то, что в нём произошло.

Первое — про вывод денег. Вместо 500 000 ₽ Игорь забрал 100 000 ₽, в пределах чистой прибыли июня. Остальное на счёте продолжает работать: это будущие материалы и зарплаты под уже предоплаченные заказы. Ремонт подождал месяц — зато в августе студия спокойно закупила фурнитуру без займов.

Второе — про скидки. Маржа 37,5% выглядит запасом, но арифметика жёсткая. Скидка всего 5% на все заказы месяца срезала бы выручку до 3 040 000 ₽, маржу — до 1 040 000 ₽, и месяц закончился бы минусом в 40 000 ₽: постоянные расходы в 1 080 000 ₽ никуда не деваются. Одна «безобидная» скидка стоит больше всей чистой прибыли месяца — теперь у менеджеров студии есть лимит на скидки.

Третье — про рост. Если в июле сдать заказов на 3 600 000 ₽ с той же маржой, маржинальная прибыль составит 1 350 000 ₽, а операционная — 270 000 ₽. Выручка вырастет на 12,5%, прибыль — больше чем вдвое: постоянные расходы уже покрыты, и каждый рубль выручки сверх планки в 2 880 000 ₽ приносит студии 37,5 копейки. Поэтому Игорь считает загрузку цеха, глядя в ОПиУ, а не в календарь.

Для первого раза хватит таблицы из семи шагов по образцу выше и данных за прошлый месяц. Выручку берите по сданным заказам и актам, прямые расходы — по этим же заказам, постоянные — из выписки банка. Первый отчёт почти наверняка сойдётся не сразу: где-то потеряется доставка, где-то взносы за сотрудников. Это нормально. Со второго-третьего месяца цифры начинают биться, а на сборку уходит вечер.

Самое трудоёмкое в ОПиУ — собрать расходы по статьям и не перепутать заработок с движением денег по счёту. Эту работу можно снять с себя. В Controlum операции по счетам собираются в одном месте, сервис ведёт ДДС и платёжный календарь, показывает остатки и прибыль. Игорю из нашего примера не пришлось бы сводить выписку с таблицей заказов вручную каждый месяц, чтобы узнать свои 102 000 ₽ и удержаться от вывода чужих 900 000 ₽.