Платёжный календарь для бизнеса: как заранее увидеть кассовый разрыв

Платёжный календарь — это таблица, где будущие поступления и выплаты расставлены по датам, а по каждому дню посчитан остаток денег на вечер. Остаток в банке отвечает на вопрос «сколько денег сейчас». Календарь отвечает на вопрос «сколько будет в каждый из ближайших дней». Кассовый разрыв — день, в который посчитанный остаток уходит в минус, — появляется в календаре заранее, пока с ним ещё можно что-то сделать.

Малому бизнесу хватает горизонта в 2–4 недели и пятнадцати минут в неделю на обновление. Бухгалтер и специальная программа не нужны: достаточно обычной таблицы с формулой остатка.

Эта статья — про то, как календарь работает и что делать с минусом, на одном сквозном примере. Если вы пришли за самим файлом — готовая таблица с формулами и примером заполнения разобрана в соседней статье:

Возьмём условную типографию «Формат»: девять сотрудников, печать меню, каталогов и упаковки, оборот 2,1 млн рублей в месяц. Утром в понедельник на счёте 570 000. Всё, что известно о ближайших пяти днях, владелец заносит в таблицу. Суммы — в рублях.

Минус вылезает в четверг: на зарплату не хватает 55 000, а к вечеру пятницы дыра растёт до 205 000. При этом месяц у «Формата» прибыльный: в конце июля сдача двух тиражей принесёт около 900 000. Деньги будут — но 27-го, а зарплата 9-го. Кассовый разрыв — это разница в датах, а не убыток.

Без таблицы этот минус не разглядеть: в понедельник на счёте больше полумиллиона, и каждая выплата по отдельности выглядит подъёмной. Таблица выстраивает их в один ряд и называет точную дату проблемы — четверг, 9 июля.

В таблице выше есть строка опаснее всех остальных: 180 000 от кофеен в среду. Это обещание менеджера по телефону — без счёта и платёжки. Если записать его как гарантированные деньги, календарь покажет минус 55 000, а на деле может выйти хуже. Поэтому у каждого будущего поступления должен быть один из трёх статусов.

Правило простое: будущий остаток считают дважды — со всеми поступлениями и без строк «под вопросом». У «Формата» осторожный расчёт даёт другую картину. Без 180 000 от кофеен вечером в среду остаётся 225 000, а четверг уходит в минус на 235 000 вместо 55 000. «Не хватает 55 тысяч» и «не хватает 235» — это два совсем разных разговора с командой и с банком.

Если обещания клиентов копятся неделями, а платёжек всё нет, это уже не задача календаря, а замороженные у клиентов деньги — им посвящена отдельная статья:

Владелец увидел минус в понедельник утром. До зарплаты — четыре дня. Хватило трёх телефонных звонков.

Вот как выглядит та же неделя после трёх звонков.

Те же обязательства, те же даты — и ни одного минуса. Зарплата уходит вовремя, пятница заканчивается с запасом 45 000. Стоимость решения — ноль рублей: ни займа, ни просрочки, ни испорченных отношений с поставщиком.

Календарь сразу показывает и осторожный сценарий: если кофейни всё-таки задержат оплату, четверг пройдёт с остатком 15 000, а пятница уйдёт в минус 135 000. Поэтому вторую часть платежа за бумагу владелец согласовал с запасом: при необходимости её можно сдвинуть ещё на неделю. А если минус уже наступил и переносить нечего — это другая ситуация, со своим порядком действий:

Календарь умирает от двух крайностей: когда в него тащат каждую канцелярскую мелочь и когда забывают регулярные списания. Достаточно крупных и обязательных движений денег.

Мелкие расходы — кофе в офис, такси, хозтовары — заносят одной строкой в неделю примерной суммой. Точность до копейки календарю не нужна: его задача — показать день, в который остаток подходит к нулю.

По платежам поставщикам и налоговым датам есть отдельные разборы:

Ритм простой. Раз в неделю, утром в понедельник: обновить таблицу по банковской выписке, проверить статусы обещанных оплат, прогнать остаток по дням на 14 дней вперёд и найти день с самой низкой цифрой. Новые крупные платежи и счета заносят сразу, как только о них стало известно. Это ещё минута в день.

Ручная таблица держится, пока счёт один и операций немного. У «Формата» счетов два, а операций полтора-два десятка в день: к среде таблица отстаёт от банка, и остаток «на вечер четверга» считается по устаревшим цифрам. Controlum собирает операции по всем счетам сам, ведёт учёт движения денег и платёжный календарь, показывает будущий остаток по дням. От понедельничных пятнадцати минут остаются проверка статусов и решения.