Платежи поставщикам: как договориться о сроках и не сломать календарь

«Вентиль» продаёт смесители, трубы и фитинги с полки за живые деньги, а котлы возит под конкретные ремонты: заказчик вносит половину при заказе, остальное — после монтажа. Партию из шести котлов на 420 000 ₽ поставщик отгрузил 24 июня с отсрочкой 14 дней — срок оплаты 8 июля. Заказы, под которые куплены котлы, стоят 640 000 ₽; предоплаты заказчиков, 320 000 ₽, за две недели растворились в обороте: радиаторы, крепёж, аванс монтажникам.

Вот эта неделя в календаре Гриши. Утром в понедельник на счёте 540 000 ₽. Строка «розница» — дневная выручка зала (около 53 000 ₽ при розничном обороте 1,6 млн ₽ в месяц) минус ежедневное пополнение ходового товара: чистыми в среднем 25 000 ₽.

Минус 135 000 ₽ приходится ровно на день зарплаты. А уже 15-го и 17-го придут 320 000 ₽ по тем самым заказам, ради которых куплены котлы. Проблема в датах, а не в деньгах — и решается она разговором о датах. Без календаря Гриша узнал бы о минусе в пятницу утром; таблица показала его в понедельник, за четыре дня, пока есть время на манёвр.

У «Вентиля» полтора десятка поставщиков и около 1 550 000 ₽ платежей им в месяц. Двигать все подряд нельзя: у каждой группы своя цена переноса.

Ключевых у Гриши двое. Оптовик труб и фитингов возит дважды в неделю: задержишь оплату — следующая машина не выйдет, и через три дня в зале пустые полки по самым ходовым позициям. Поставщик котлов за годы оплат в срок дал дилерскую цену на 5% ниже прайса и отсрочку 14 дней. С этими двумя договариваться можно только заранее и с точным графиком. Заменимые переживают перенос на неделю-две без последствий. Разовые закупки правильнее сдвигать целиком: ванна под заказ едет только после предоплаты клиента.

Перенос — тактика на одну неделю. Сколько долга поставщикам вообще безопасно держать и как сверять его с деньгами, которые должны вам клиенты, — отдельная тема.

Первое правило: звонить до срока, лучше за пять–семь дней. У поставщика свой платёжный календарь, и ваши 420 000 ₽ в нём уже стоят приходом. Просьба за неделю даёт ему время перестроить собственный план. Молчание, которое вскрывается в день платежа, оставляет в этом плане дыру — и закрывать её он будет за ваш счёт: пенями, отменой скидки, переводом на предоплату.

Второе: конкретная дата и сумма. Под «заплатим, как только сможем» невозможно планировать — такие слова переводят вас в графу риска. «220 000 восьмого, 200 000 шестнадцатого» — это график, под которым можно подписаться.

Третье: предлагать часть денег сразу, лучше больше половины. Частичная оплата в срок делом показывает: бизнес живой, деньги идут, вопрос только в датах поступлений.

В понедельник в десять утра Гриша набрал менеджера, у которого берёт котлы два года. «По графику восьмого мы должны 420. Два объекта сдаём на следующей неделе, расчёт заказчиков — пятнадцатого. Предлагаю: восьмого перевожу 220, остаток 200 — шестнадцатого». Пауза на том конце длилась секунды три: «Давай. Продублируй письмом». Полторы минуты — и платёж, ломавший неделю, разошёлся по двум датам. Дилерская цена и отсрочка остались на месте: за два года это первая просьба «Вентиля» о переносе, и пришла она с готовым графиком.

Письмо ушло через десять минут после звонка. В нём три вещи:

Устная договорённость живёт до первой смены менеджера на той стороне. Письмо переживает любые кадровые перестановки.

Ситуация Гриши — одна из пяти типовых. Формулировки ниже можно произносить как есть, подставив свои суммы. Общее в них — цифры вместо извинений и конкретный следующий шаг вместо туманного «скоро».

Договорённость встала в календарь, и неделя пересчиталась без единого минуса. В таблице только будни: чистый приток выходных у «Вентиля» около нуля — субботняя выручка уходит на воскресный завоз ходовых позиций.

Зарплата ушла десятого день в день, и пятница закрылась с остатком 65 000 ₽. Вторая часть за котлы ушла шестнадцатого, как обещано; к вечеру семнадцатого на счёте 310 000 ₽. Всё это стоило звонка и письма, то есть нуля рублей. Просрочка обошлась бы в 420 ₽ пеней в день по обычной для договоров поставки ставке 0,1%, овердрафт — в проценты банку. Но дороже вышло бы другое: в глазах ключевого поставщика «Вентиль» переехал бы из дилеров в должники.

Весь манёвр возможен, пока минус впереди. Если деньги кончились уже сегодня и договариваться поздно, порядок действий другой.

Согласие за три секунды в том звонке — заработанный результат: за два года «Вентиль» ни разу не просрочил этому поставщику ни одного счёта. Репутация аккуратного плательщика — актив, и у него есть цена в рублях.

Дилерская цена на 5% ниже прайса при закупках котлов около 230 000 ₽ в месяц экономит 138 000 ₽ в год. Отсрочка 14 дней постоянно держит в обороте «Вентиля» чужие 110 000 ₽: без неё те же котлы пришлось бы оплачивать вперёд, вынимая деньги из закупки ходового товара. Третья выгода всплывает осенью. В сезон, когда котлы в дефиците, первыми отгружают тех, кто платит в срок, а очередь из должников ждёт.

Держится этот актив на одном условии: обещанные даты наступают. Значит, будущие платежи нужно видеть заранее. Полтора десятка поставщиков с разными сроками, отсрочками и частями в голове не удержит даже самый внимательный собственник. Controlum собирает операции по всем счетам, ведёт ДДС и платёжный календарь и показывает будущий остаток по дням. Платёж, который через неделю наедет на зарплату, виден уже сегодня, пока звонок поставщику ещё стоит ноль рублей.

А на случаи, когда договариваться некогда — авария, простой, срыв крупного поступления, — у календаря есть напарник: резерв на отдельном счёте.