Сколько стоит нанять сотрудника: расчёт и шаблон Excel

Оклад новичка — 90 000 ₽, взносы 30%, рабочих часов в месяц 165. На полную отдачу менеджер выходит за три месяца, в среднем за это время он работает на 50%. В подборе участвуют руководитель отдела продаж, рекрутер, наставник из команды и, на финальном этапе, собственник.

Часовая ставка каждого считается из оклада со взносами. Руководитель с окладом 180 000 ₽ стоит компании около 1 400 ₽ в час, собственник с условными 300 000 ₽ — около 2 400 ₽. Эти ставки и превращают «посидели на собеседованиях» в рубли.

Разбиваем подбор на этапы и честно записываем часы. Профиль должности и текст вакансии, разбор откликов, собеседования, тестовое, оформление и первый день, наставничество в первый месяц. Самый дорогой этап — не собеседования, а наставничество: 24 часа опытного сотрудника, который в это время не продаёт сам.

В шаблоне часы вносятся по каждому участнику, стоимость этапа считается формулой. В примере команда потратила 69 часов, это 76 700 ₽.

Платное размещение вакансий, проверки и медосмотр, ноутбук и лицензии, курсы. В примере 53 000 ₽. Если подбор отдан агентству, добавьте его вознаграждение: обычно это процент от годового оклада, в шаблоне для этого есть отдельная строка.

Эту группу владельцы как раз считают и часто пытаются на ней экономить. Но даже если сократить её вдвое, итог найма изменится меньше чем на 10%.

Три месяца новичок получает полный оклад со взносами — 351 000 ₽, а отдаёт в среднем половину. Недополученная отдача — 175 500 ₽, больше половины всей стоимости найма.

Отсюда два практических вывода. Первый: сократить срок ввода выгоднее, чем сэкономить на рекламе. Регламенты, скрипты, понятный наставник на первые недели окупаются уже на втором найме. Второй: уход сотрудника на испытательном сроке — это не «ну не подошёл», а минус 300 000 ₽, которые придётся потратить снова.

Первая ошибка — считать только деньги, ушедшие на сторону. Так получается красивая цифра в 50–70 тысяч, которая не объясняет, почему после трёх увольнений за квартал в кассе дыра. Время руководителя и наставника стоит реальных денег, даже если зарплату им платят в любом случае: эти часы они не продавали и не управляли.

Вторая — брать оклад без взносов. Для компании сотрудник стоит оклад плюс 30% сверху на общем режиме, и ставка часа считается от этой суммы. Если у вас льготные взносы для МСП, поставьте свою ставку в ячейку — формулы пересчитаются.

Третья — путать срок испытательного срока и срок выхода на отдачу. Испытательный — юридическая граница, отдача — фактическая. У продавца в рознице она может наступить через две недели, у менеджера B2B — через полгода.

Посчитайте одну типовую вакансию — продавца, менеджера, мастера. Получите цифру в окладах: у нас 3,4. Дальше умножайте её на число увольнений за год, и станет видно, сколько стоит текучесть.

Эту сумму полезно держать в бюджете отдельной строкой. Тогда решение «поднять оклад на 10 000 ₽, чтобы человек не ушёл» сравнивается не с пустотой, а с ценой нового найма.