Автозаполнение договоров в Excel: реестр и текст договора по номеру

Номер ставится сам: порядковый номер и год, например 003-26. Дальше дата, клиент, подписант в кратком виде для подписи, «в лице кого» — уже в родительном падеже, как это требуется в преамбуле. ИНН, адрес, что нужно выполнить, сумма, процент предоплаты, срок в днях и статус.

Падежи вписываются руками один раз. Формулы склонять не умеют, а договор с «в лице директора Сидоров В. В.» выглядит хуже, чем совсем без автоматизации.

В жёлтой ячейке вверху выбираете номер из списка. Каждый абзац договора — формула, которая склеивает постоянный текст и значения выбранной строки. Например, для договора 003-26 с ООО «Вектор» на 212 000 ₽ и предоплатой 50% пункт об оплате получится такой: предоплата 106 000 руб. в течение 3 банковских дней, остаток 106 000 руб. после акта.

Ваши реквизиты подтягиваются с листа «Мои реквизиты». Если поменяли банк, исправьте одну ячейку, и все договоры будут с новым счётом.

Шаблон — договор подряда, но текст можно переписать под поставку, оказание услуг или аренду. Редактируйте формулы на листе «Договор»: меняйте слова внутри кавычек и не трогайте ссылки на реестр. Если нужен новый параметр, например гарантийный срок, добавьте колонку в реестр и сошлитесь на неё так же, как на соседние.

Если юрист прислал новую редакцию, обновите текст один раз, и все следующие договоры выйдут в новой редакции. Это проще, чем искать по папкам последнюю правильную версию.

Колонка «Статус» превращает реестр в маленькую воронку: сколько договоров на подписании, сколько подписано и не оплачено. В примере договор с ООО «Вектор» на 212 000 ₽ ещё на подписании, значит предоплату 106 000 ₽ нельзя ставить в платёжный календарь как точные деньги.

Проверяйте реестр раз в неделю: договоры, которые висят на подписании дольше 10 дней, обычно требуют звонка, а не ещё одного письма. Это простая привычка, которая заметно ускоряет поступление денег.

В реестре подрядчика три строки. Ремонт офиса для ООО «Альфа Плюс» на 640 000 ₽ с предоплатой 50% и сроком 30 дней — подписан. Покраска торгового зала для ИП Петровой на 185 000 ₽ с предоплатой 30% и сроком 10 дней — подписан. Замена покрытия для ООО «Вектор» на 212 000 ₽ — на подписании.

По реестру сразу видно: подписано на 825 000 ₽, ожидаемые предоплаты по подписанным договорам — 375 500 ₽. Эти цифры можно переносить в план поступлений. Ещё 106 000 ₽ зависят от подписи «Вектора», их стоит держать в календаре с пометкой «под вопросом».

На подготовку каждого договора ушло около двух минут: строка в реестре, выбор номера, сохранение в PDF. Раньше на то же уходило 15–20 минут правки старого файла, и всё равно случались ошибки.

Формулы не пишут сумму прописью и не склоняют слова, поэтому реквизиты в нужном падеже вносятся руками. Один лист — один шаблон документа: если нужны акты и счета, скопируйте лист «Договор» и перепишите текст.

Если документов больше десятка в неделю, удобнее генерация в PDF с отправкой клиенту. Такие решения мы делаем по запросу: напишите, какие документы и сколько их у вас.