Учёт финансов охранной компании: прибыль по объектам в Excel

ТЦ «Север» платит 340 000 ₽ в месяц, Склад «Парк» и БЦ «Центр» — по 230 000 ₽. Всего 800 000 ₽ выручки. Охранники получают за смену: 3 200 ₽ на ТЦ, 2 800 ₽ на складе, 3 000 ₽ в бизнес-центре.

В сентябре БЦ «Центр» ещё не заплатил. Если считать прибыль по деньгам на счёте, этот объект выглядит убыточным, и это неправда: работа сделана, деньги придут. Поэтому выручку в шаблоне берём по договору за месяц работы, а неоплаченное показываем отдельной колонкой «Долг заказчика».

Раз в неделю администратор вносит на лист «Смены», кто сколько отстоял и где. Ставка подтягивается из справочника объекта, начисление считается само. На ТЦ за месяц 60 смен — 192 000 ₽, на складе 60 смен — 168 000 ₽, в бизнес-центре тоже 60 смен, но по своей ставке — 180 000 ₽.

Если охранник работает на двух объектах, это просто две строки. Иванов отстоял 15 смен на ТЦ и 14 в бизнес-центре: в прибыли каждого объекта его часы учтены по своей ставке, а в расчётах с ним — общей суммой 90 000 ₽.

Объекты вместе дают 235 000 ₽. Но есть расходы, которые не привязаны ни к одному посту: аренда офиса 45 000 ₽, директор и диспетчер 90 000 ₽, налоги и взносы 60 000 ₽, связь 12 000 ₽, продление удостоверения 9 000 ₽. Итого 216 000 ₽. Компании остаётся 19 000 ₽ на месяц.

Это частая картина в охране: оборот приличный, прибыль копеечная. И из таблицы сразу видно, где рычаг. Если поднять ставку по договору БЦ «Центр» на 10%, это 23 000 ₽ в месяц — больше всей текущей прибыли компании.

Лист «Расчёты с охраной» сравнивает начисленное по сменам с выплаченным. В примере Иванов и Петров получили только аванс по 40 000 ₽, Лебедеву выплачено 60 000 из 90 000. Компания должна охране 136 000 ₽, и эти деньги уйдут в начале октября.

Проверяйте этот лист каждую неделю вместе с долгами заказчиков. Если долг заказчика 230 000 ₽, а долг охранникам 136 000 ₽, кассовый разрыв в день зарплаты почти гарантирован, хотя по прибыли месяц плюсовой.

На листе «Сотрудники» указан срок удостоверения частного охранника. Если до конца срока меньше двух месяцев, ячейка краснеет. Охранник с просроченным удостоверением не может стоять на посту, и замена в последний момент обходится дороже продления.

Прямые расходы объекта — форма новым охранникам, замок на КПП, рации на конкретный пост — указывайте с объектом. Тогда они попадут в прибыль этого объекта, а не размажутся по общим расходам.