C
Controlum
ВойтиСоздать
Учёт по отраслям9 минутВалерий Медведев

Учёт финансов автосервиса: таблица заказ-нарядов и месяца

Учёт финансов автосервиса: таблица заказ-нарядов, две маржи — работы и запчасти — и месяц до прибыли. Шаблон с заполненным примером внутри.

Короткий ответ

Ведите журнал заказ-нарядов с раздельными колонками: работы, продажа запчастей и их закупка. Таблица посчитает две маржи — с работ после доли механика и с запчастей после закупки. Раз в месяц добавьте аренду, приёмщика и остальное — получите прибыль и главный ответ: на чём сервис зарабатывает на самом деле.

Маржа наряда = работы − доля механика + запчасти − закупка − налог − эквайрингНаряд из примера: 12 000 − 4 800 + 18 000 − 14 400 − 1 800 − 300 = 8 700 ₽ (29% от чека 30 000 ₽)

Коротко

  • У автосервиса две выручки: работы и запчасти. Чек у них общий, а экономика разная — и путать их дороже всего.
  • Наряд из примера: чек 30 000 ₽, сервису остаётся 8 700 ₽ — и 73% этой маржи делают работы, хотя в чеке их меньше половины.
  • Месяц из примера: 1 350 000 ₽ выручки и 166 500 ₽ прибыли. Запчасти дали половину оборота и лишь четверть маржи.

Автосервис легко обмануть средним чеком. Поставили дорогие запчасти — чек вырос вдвое, все довольны. А прибыль почти не сдвинулась: запчасти проехали через кассу с наценкой в четверть, из которой ещё вычлись доставка и налог. Настоящие деньги сервиса — в часах работы механиков, и учёт обязан показывать это каждым числом.

Поэтому таблица автосервиса строится вокруг заказ-наряда с раздельными колонками работ и запчастей. Одна привычка — не сваливать их в «чек» — меняет качество всех решений: от наценки до графика механиков.

Мы собрали такой шаблон и отдаём бесплатно. Разберём на сервисе Марата: у владельца три поста, два механика и приёмщик — месяц на 1 350 000 ₽, наряд на 30 000 ₽ и цифра, после которой он перестал гнаться за оборотом запчастей.

Заказ-наряд: одна строка — вся экономика

В журнале каждая машина — строка: дата, автомобиль, работы, продажа запчастей, их закупка, процент механика. Всё это и так есть в наряде — таблица лишь заставляет не терять закупочную цену, которую чаще всего и «забывают», отчего запчасти кажутся прибыльнее, чем есть.

Дальше формулы делают главное: считают маржу наряда и раскладывают её на два источника. Работы минус доля механика — это заработок рук и подъёмника. Запчасти минус закупка — торговая надбавка, из которой ещё платится налог с их полной цены.

Со временем журнал отвечает на вопросы, которые без него решаются «по ощущениям»: какая категория работ кормит сервис, какие машины выгоднее, сколько реально приносит день поста.

Разбор наряда на 30 000 ₽

Типичный наряд у Марата: замена сцепления. Работы — 12 000 ₽, запчасти — комплект сцепления и мелочь — проданы за 18 000 ₽, куплены за 14 400 ₽ (наценка 25%). Чек — 30 000 ₽.

Считаем деньги сервиса. Механику с работ уходит 40% — 4 800 ₽. Налог на УСН «доходы» берётся со всего чека — 1 800 ₽. Эквайринг — 300 ₽. Остаётся 8 700 ₽, меньше трети чека.

А теперь раскладка: работы принесли 6 360 ₽ маржи, запчасти — 2 340 ₽. Продажа запчастей на 18 000 ₽ дала сервису меньше, чем 12 000 ₽ работ, — в два и семь десятых раза меньше. Вот почему «поднимем чек запчастями» почти не двигает прибыль: растёт оборот, а зарабатывают по-прежнему руки механиков.

Наряд «замена сцепления»: две маржи одного чека

Числа из разбора наряда в шаблоне

СтрокаРаботыЗапчасти
Продано клиенту12 000 ₽18 000 ₽
Доля механика / закупка−4 800 ₽−14 400 ₽
Налог 6% и эквайринг 1%−840 ₽−1 260 ₽
Маржа сервиса6 360 ₽2 340 ₽

Итог наряда: 8 700 ₽, из них 73% сделали работы — при том что в чеке их 40%.

Клиент со своими запчастями — не потеря: сервис теряет 2 340 ₽ торговой маржи, но час поста занят той же прибыльной работой.

Связанные материалы

Месяц сервиса Марата

Июль: работы — 640 000 ₽, запчасти — 710 000 ₽, всего 1 350 000 ₽. Закупка проданных запчастей — 568 000 ₽. Механикам — 256 000 ₽. Приёмщик — 65 000 ₽, аренда — 120 000 ₽, коммуналка — 22 000 ₽, реклама — 30 000 ₽, эквайринг — 13 500 ₽, инструмент и расходники — 28 000 ₽, налог — 81 000 ₽.

Прибыль — 166 500 ₽, двенадцать процентов выручки. Валовая маржа раскладывается так: работы дали 384 000 ₽, запчасти — 142 000 ₽. Половина оборота сервиса — запчасти, а маржи от них — четверть.

Из этой пары чисел Марат сделал два практичных вывода: клиентам со своими запчастями перестали отказывать, а свободное время постов заполнили недорогими быстрыми работами — диагностика, замена жидкостей. Оборот месяца почти не изменился, прибыль выросла на треть за квартал.

Связанные материалы

Пять ошибок учёта в автосервисе

Из разборов сервисов от гаражных до сетевых.

ОшибкаЧто происходитКак лучше
Работы и запчасти в одной колонке «чек»Оборот растёт, прибыль стоит, причину не найтиРаздельные колонки и две маржи в каждом наряде
Терять закупочную цену запчастейНаценка «на глаз», часть позиций продаётся в минусЗакупка — обязательное поле наряда
Платить механику процент с чека, а не с работМеханик заинтересован в дорогих запчастях, а не в работеДоля механика — только от стоимости работ
Не считать налог с оборота запчастейНа УСН «доходы» 6% съедают четверть наценки в 25%Видеть налог в марже запчастей; сравнить режимы
Предоплаты за заказанные запчасти считать выручкойДеньги потрачены до прихода детали, возвраты рвут кассуПредоплата — отдельная строка до закрытия наряда

Границы таблицы

Журнал нарядов в таблице честно работает до трёх-четырёх постов и пары сотен нарядов в месяц. Дальше обычно появляется отраслевая программа с базой клиентов, складом запчастей и историей машин — и это правильно: складской учёт запчастей с остатками наша таблица не ведёт.

Деньги при этом всё равно разъезжаются по трём местам: касса, расчётный счёт, поставщики с отсрочками. Собирать их в одну картину удобнее в Controlum: банковская выписка загружается целиком, платежи разносятся по статьям, движение денег и платёжный календарь считаются сами — а платежи поставщикам запчастей видны рядом с ожидаемыми поступлениями. Журнал нарядов остаётся инструментом приёмщика, деньги бизнеса — в одном месте.

Начинайте с раздельных колонок работ и запчастей: одно это изменение окупит таблицу за месяц.

Связанные материалы

Итог

Учёт автосервиса держится на заказ-наряде с двумя маржами. Работы кормят сервис, запчасти делают оборот — пока эти деньги не разделены, любое решение о ценах, механиках и загрузке принимается вслепую.

Сегодня: скачайте шаблон и внесите наряды прошлой недели с закупочными ценами запчастей. Посчитайте, сколько маржи дали работы и сколько запчасти. Если запчасти дали меньше трети — вы уже знаете, чем заполнять свободные часы постов и почему не стоит бояться клиентов со своими деталями.

Попробовать Controlum

Вопросы и ответы

Какая наценка на запчасти нормальная?
Обычный коридор — 15–40%: меньше на дорогих узлах, больше на мелочи и расходниках. Важнее помнить, что из наценки платятся налог с полной цены детали, доставка и риск возврата. Наценка 25% на УСН «доходы» после 6% налога превращается примерно в 17%.
Клиент приехал со своими запчастями — брать?
По деньгам — да: маржа с работ остаётся полной, теряется только торговая надбавка. Риск в другом — гарантия на чужую деталь. Обычное решение: работы выполняем, гарантию даём только на работу, о чём пишем в наряде.
Какой налоговый режим выгоднее сервису с запчастями?
Когда запчасти — половина оборота и больше, УСН «доходы минус расходы» часто выгоднее «доходов»: закупка деталей — большой подтверждаемый расход. Посчитайте оба варианта на цифрах своего месяца из таблицы; разница бывает в десятки тысяч ежемесячно.
Как учитывать гарантийные переделки?
Отдельным нарядом с нулевой выручкой: работы механика и запчасти по закупке становятся расходом месяца. Так видно реальную цену брака — а спрятанные в обычные наряды переделки завышают маржу и скрывают проблему.
Механики на окладе, а не на проценте — что меняется?
В журнале нарядов колонка доли механика обнуляется, а оклады идут в постоянные расходы месяца. Маржа нарядов станет выше, зато появится планка: постоянных расходов больше, и полезно посчитать, сколько часов работ в месяц их покрывает.

Автор

Валерий Медведев

Валерий Медведев

Основатель Controlum, финансовый консультант

Основатель Controlum и HelpExcel.pro. Девять лет ставит собственникам управленческий учёт: деньги и платёжный календарь, работу с долгами, планирование и переговоры о сроках платежей.

Читайте также