C
Controlum
ВойтиСоздать
Учёт по отраслям9 минутАртём Медведев

Учёт финансов строительной компании: таблица по объектам

Учёт финансов строительной компании: деньги и прибыль каждого объекта отдельно, прогноз до сдачи и ловушка общего котла. Шаблон таблицы внутри.

Короткий ответ

Заведите каждому объекту карточку: сумма договора, получено от заказчика, потрачено — материалы, бригада, субподряд — и оценка работ до сдачи. Таблица покажет прогнозную прибыль объекта задолго до акта и поймает главное зло стройки — жизнь одного объекта за счёт денег другого.

Прогнозная прибыль объекта = договор − потрачено на объект − остаток работ до сдачиОбъект из примера: 2 400 000 − 1 460 000 − 490 000 = 450 000 ₽ (19% от договора)

Коротко

  • В стройке нет «прибыли компании вообще» — есть прибыль каждого объекта. Пока они в одном котле, минусовый объект прячется за плюсовым.
  • Прибыль объекта видна до сдачи: договор минус потрачено минус остаток работ. В примере — прогноз 450 000 ₽ при договоре 2 400 000 ₽.
  • По объекту из примера в плюсе на 220 000 ₽, а на счёте компании 310 000 ₽ на три объекта — чужие деньги уже работают не там.

Строительная компания может год работать с полной загрузкой и закончить его без денег. Классическая история: три объекта, все «вроде в плюсе», а на счёте пусто — потому что аванс нового заказчика доделывал предыдущую стройку, и по-настоящему убыточный объект так и не был замечен.

Лечится это одним принципом: у каждого объекта своя карточка, свои деньги и своя прибыль. Не «сколько заработала компания», а «сколько принесла Кофейня на Ленина» — и только потом сумма по всем объектам минус офис.

Мы собрали таблицу под этот принцип и отдаём бесплатно. Разберём её на живом объекте: ремонт помещения под кофейню, договор 2 400 000 ₽, и два числа, которые владелец узнал из таблицы раньше, чем из банка: прогнозная прибыль 450 000 ₽ и 90 000 ₽ объектных денег, уже потраченных на чужую стройку.

Карточка объекта: пять чисел вместо ощущений

Карточка — это одна колонка таблицы на объект. Сверху договор и полученные деньги, ниже — потраченное по трём корзинам: материалы, своя бригада, субподряд. Внизу два вычисляемых числа: остаток к получению и прогнозная прибыль.

Прогнозная прибыль — главное. Для неё нужна честная оценка «сколько ещё стоит доделать»: прораб прикидывает остаток работ и материалов раз в пару недель. Оценка грубая, плюс-минус десять процентов, но именно она отличает управленческий учёт в строительстве от посмертного: минус виден за месяц до сдачи, когда ещё можно пересогласовать смету или сменить поставщика.

Заполняется карточка из журнала движений: каждая оплата и каждое поступление приписаны к объекту. Без исключений — даже мешок саморезов «на всех» делится по объектам хотя бы на глаз, иначе через полгода треть расходов живёт в объекте «Общее» и учёт по объектам кончается.

Объект «Кофейня на Ленина» в цифрах

Компания Дениса делает ремонты коммерческих помещений, в работе три объекта. Смотрим один. Договор — 2 400 000 ₽. Получено: аванс 960 000 ₽ и оплата первого этапа 720 000 ₽, вместе 1 680 000 ₽. Осталось получить 720 000 ₽ после сдачи.

Потрачено на объект 1 460 000 ₽: материалы — 680 000, своя бригада — 520 000, субподряд по электрике — 260 000. Прораб оценивает остаток работ и материалов до сдачи в 490 000 ₽.

Прогноз объекта: 2 400 000 − 1 460 000 − 490 000 = 450 000 ₽ прибыли, 19% от договора. Для ремонтов это хорошо. Но у карточки есть и вторая строка итога — денежная, и она интереснее.

Карточка объекта: прогноз прибыли и денежный итог

Числа из заполненного примера в шаблоне

СтрокаСумма
Договор2 400 000 ₽
Получено: аванс + этап1 680 000 ₽
Материалы−680 000 ₽
Своя бригада−520 000 ₽
Субподряд−260 000 ₽
Оценка работ до сдачи−490 000 ₽
Прогнозная прибыль объекта450 000 ₽
Денежный итог сегодня: получено − потрачено+220 000 ₽

Прогноз опирается на оценку прораба — она грубая, и это нормально: ±10% по остатку работ меняют прибыль на ±49 000 ₽, а не в разы.

Денежный итог +220 000 ₽ означает: объект пока профинансирован заказчиком, а не вами. Отрицательный итог у объекта без аванса — нормально; у объекта с авансом — тревога.

Связанные материалы

Общий котёл: куда утекли 90 000 ₽

Теперь взгляд на компанию целиком. По «Кофейне» денежный итог +220 000 ₽, по второму объекту +180 000 ₽, третий стартовал без аванса и ушёл в минус 90 000 ₽. Сумма — плюс 310 000 ₽: ровно столько и лежит на счёте. Кассовый разрыв не наступил, но таблица показывает неудобное: 90 000 ₽ из авансов первых двух объектов уже вложены в третий.

Это и есть общий котёл. Он не запрещён — почти вся стройка так живёт. Опасен он, когда невидим: если третий объект окажется убыточным, он молча съест прибыль первых двух, и виноватым назначат «плохой год». Строка «денежный итог» по каждому объекту делает котёл видимым: владелец знает, чьими деньгами кредитует какую стройку и когда должен вернуть.

Рабочее правило Дениса после первого месяца с таблицей: объект без аванса может уходить в минус не глубже 15% договора. Дальше — либо промежуточный акт и оплата этапа, либо стройка встаёт. Жёстко, зато конец года перестал быть лотереей.

Связанные материалы

Месяц компании: объекты минус офис

Прибыль объектов — ещё не прибыль компании. Офис, зарплата сметчика и самого Дениса, бухгалтер на аутсорсе, реклама и лизинг инструмента в карточки объектов не входят — и правильно: размазанные по объектам, они делают каждую смету «убыточной» на бумаге и лишают сравнения смысла.

Считается проще: закрытые и продвинувшиеся объекты принесли за месяц 380 000 ₽ маржи, общефирменные расходы — 210 000 ₽, прибыль компании — 170 000 ₽. Заодно видна планка: чтобы кормить офис, объекты должны приносить от 210 000 ₽ маржи в месяц — это, при марже ремонтов около 19%, чуть больше миллиона выполненных работ ежемесячно.

Строго говоря, у стройки есть ещё налоги, гарантийные удержания и незакрытые акты — в первый месяц не пытайтесь учесть всё. Три корзины расходов, денежный итог и прогноз по объектам уже отвечают на девять вопросов из десяти.

Пять ошибок учёта в стройке

Каждая — из практики небольших подрядных компаний, от ремонтов до частных домов.

ОшибкаЧто происходитКак лучше
Все деньги в одном котле без карточекУбыточный объект прячется за авансами соседей до самого конца годаКарточка и денежный итог по каждому объекту
Прибыль объекта считается только после сдачиМинус обнаруживается, когда исправлять поздноПрогноз: договор − потрачено − оценка остатка, раз в две недели
Материалы списываются «на компанию»Смета любого объекта врёт, сравнить объекты нельзяКаждая накладная приписана к объекту, склад — отдельно
Аванс тратится как заработанноеК финалу объекта работы остались, а денег на них нетДенежный итог объекта с авансом не должен уходить в минус
Офис размазан по объектамКаждый объект «убыточен», решения принять невозможноОбъекты дают маржу, офис вычитается один раз на уровне компании

Когда таблицы перестанет хватать

Таблица держит небольшую подрядную компанию: до пяти-семи одновременных объектов и одного человека, который вносит движения. Дальше начинается то же, что везде: выписка на сотни строк в неделю, два юрлица, платежи субподрядчикам со сроками — и вечер пятницы уходит на разнесение.

В Controlum это устроено без ручного журнала: банковская выписка загружается целиком, платежи разносятся по статьям и направлениям-объектам, движение денег и платёжный календарь считаются сами — а будущие оплаты этапов видны рядом с обязательствами перед бригадами. Карточки объектов из этой статьи остаются рабочим местом прораба и сметчика — деньги компании при этом живут в одном месте, а не в трёх файлах.

Пока объектов два-три и движения вносятся за десять минут в день — таблицы достаточно.

Связанные материалы

Итог

Учёт в стройке — это карточки объектов с прогнозом прибыли, честный денежный итог по каждому и офис, вычитаемый один раз на уровне компании. Всё остальное — надстройки.

Сегодня: скачайте шаблон и заведите карточки текущих объектов — договор, получено, потрачено по трём корзинам. Попросите прораба оценить остаток работ по каждому. Уже завтра вы будете знать прогнозную прибыль всех строек и чьи авансы кого кредитуют — два числа, которые обычно узнают в декабре.

Попробовать Controlum

Вопросы и ответы

Как относить материалы, купленные на склад, а не на объект?
Покупка на склад — это перемещение денег в запас, а не расход объекта. Расходом материал становится, когда уезжает на стройку: строка в журнале «со склада на объект такой-то» по закупочной цене. Если склада как такового нет — старайтесь покупать сразу под объект, учёт сильно упрощается.
Что делать с гарантийными удержаниями заказчика?
Заведите в карточке отдельную строку «удержано до гарантии» — это ваши деньги, но получите вы их через полгода-год. В прогноз прибыли они входят, в денежный итог — нет. Так объект не выглядит убыточным из-за удержанных пяти процентов.
Когда прибыль объекта считать заработанной?
По подписанному акту, а не по полученным деньгам. Аванс — не выручка; выполненный, но не закрытый актом этап — риск. Практичный порядок: прогнозную прибыль смотрите каждые две недели, а «заработано» фиксируете актами.
Своя бригада и субподряд — почему в разных корзинах?
У них разная управляемость: бригаде вы платите за время и держите загрузку, субподрядчику — за результат по договору. Когда они в одной куче, не видно, что выгоднее на типовых работах — а это одно из самых денежных решений подрядчика.
Подойдёт ли таблица для строительства домов под ключ?
Да, карточка объекта та же: договор, этапы оплат, три корзины расходов, прогноз. Отличие — сроки длиннее и этапов больше, поэтому жёстче следите за денежным итогом: на годовой стройке котёл успевает натворить больше, чем на двухмесячном ремонте.

Автор

Артём Медведев

Артём Медведев

Бизнес-аналитик

Основатель HelpExcel.pro. Собирает управленческую отчётность и автоматизирует расчёты, которые до этого сводили руками: прибыль и себестоимость, показатели бизнеса, сверки с контрагентами.

Читайте также