Авансы клиентов: как не потратить деньги, которые ещё не ваши

Июнь у «Ровно» шёл обычным ходом. Бригады доделывали два весенних объекта, на Гагарина и на Пушкина. Деньги по ним были получены и потрачены давно, оставалась только финальная доплата за Гагарина после сдачи. Зарплаты, материалы на доделки, аренда склада — всё это платилось из общего остатка на счёте. А остаток к тому моменту почти целиком состоял из свежих авансов.

Вот движение денег за июнь. Каждая строка по отдельности выглядит нормально — проблема видна, только если помнить, чьи деньги лежат на счёте.

Из 2 060 000 ₽ на счёте чужими были 1 800 000: за эти деньги ещё не куплено ни мешка смеси и не сделано ни дня работы. Тимур закрывал старые объекты деньгами новых заказчиков — и даже вывел себе «прибыль» из аванса, который бизнес ещё не начал отрабатывать.

Схема живёт, пока каждый месяц приносит новый договор с предоплатой. Первый же месяц без продаж — и закупать материалы по уже оплаченным объектам нечем: дыра размером с чужой ремонт. Название у схемы неприятное — пирамида, и то, что её строит честный работающий бизнес, сути не меняет. У «Ровно» пирамида схлопнулась даже без паузы в продажах: хватило того, что три аванса пришли одновременно, а стройка по ним началась позже.

Чтобы ловушку было видно заранее, хватает одной таблицы. Тимур теперь обновляет её раз в неделю. Колонок пять: объект, сумма договора, сколько аванса получено, на сколько подписано актов и сколько аванса не отработано. Последняя, «Аванс не отработан», и есть главная: это работы, которые бизнес должен уже оплаченными.

Вот как таблица выглядела бы 1 июля, если бы существовала.

Дальше одно вычитание: на счёте 300 000 ₽, не отработано 1 800 000 ₽. Своих денег у «Ровно» на 1 июля было минус 1 500 000 ₽ — бизнес должен полтора миллиона работой вперёд. В банковском приложении этого минуса не видно: там просто «300 000», и цифра даже не красная. В отчёте о движении денег (ДДС) аванс честно показан как поступление — с деньгами всё правда, они пришли. Неправда начинается, когда поступление принимают за заработок.

Момент, когда аванс превращается из долга в заработок, — подписанный акт этапа. 18 июля «Ровно» закрыла черновой этап на Садовой актом на 450 000 ₽. С этого дня аванс 400 000 ₽ отработан полностью, а сверх него заказчик должен доплату. В отчёте о прибылях и убытках (ОПиУ) выручка появляется именно в день акта, какими бы траншами ни ходили деньги. К 20 августа, после чернового акта на Лесной, таблица выглядела уже так.

Смета любого объекта «Ровно» раскладывается примерно одинаково: 45% — материалы, 35% — работа бригад, 20% — накладные расходы и прибыль. Аванс 40% от договора почти совпадает с материалами и работой первого этапа. Отсюда правило, к которому Тимур пришёл после кризиса: сразу в дело уходит не больше 60% аванса, и только на объект, который этот аванс принёс. Остальные 40% лежат на счёте до подписания акта первого этапа — на случай простоя, ошибки в смете или возврата.

Проверим правило на июньских авансах.

Действуй правило месяцем раньше, кризиса бы не случилось: черновые закупки по всем трём объектам были бы оплачены из их же авансов, а к 14 июля на счёте лежал бы неприкосновенный резерв 720 000 ₽. Зарплату и доделки весенних объектов пришлось бы закрывать их собственными доплатами — то есть быстрее сдавать этапы. Это неудобно, и именно в этом смысл: правило не даёт затыкать старые дыры чужими деньгами.

Сама цифра 60% не универсальна — она выведена из доли материалов и работ первого этапа в сметах «Ровно». Посчитайте свою: сколько процентов аванса нужно, чтобы запустить именно этот заказ, столько и можно трогать сразу. Свободной становится только маржа, и только после акта.

Вернёмся в 14 июля: на счёте 180 000 ₽, на закупки нужно 810 000 ₽, 25-го зарплата 400 000 ₽. Тимур составил план на месяц — по сути, платёжный календарь одного кризиса. Логика простая: превращать в акты всё, что можно, и не тратить ничего, что не спасает объекты.

В августе эти 610 000 ₽ разошлись ровно в ноль: 150 000 — поставщику за июльскую отсрочку, 460 000 — черновая закупка на Кирова. Дальше объекты кормили себя сами: каждый закрытый этап приносил доплату, из неё платились бригады и закупка следующего этапа. К сентябрю все три ремонта шли по графику.

Теперь посчитаем, во что обошлась июньская уверенность, что аванс — это заработок. Два месяца Тимур не выводил себе ни рубля: минус 500 000 ₽ личных денег при обычных 250 000 ₽ в месяц. Плюс скидка 40 000 ₽ заказчику за сдвиг старта. Итого 540 000 ₽ — и это удачный сценарий: заказчик на Кирова согласился ждать, поставщик дал отсрочку, а затыкать дыру авансом четвёртого клиента так и не пришлось.

Защита начинается в договоре, до всяких таблиц. «Ровно» перешла на схему 40/30/30: 40% при подписании, 30% после акта чернового этапа, 30% после чистового этапа и сдачи. Каждый платёж привязан к акту с конкретным составом работ, срок оплаты — три банковских дня после подписания. Аванс при такой схеме закрывает материалы и запуск первого этапа: на жизнь всей компании его уже не растянешь.

На трёшке на Кирова это выглядит так: 800 000 ₽ при подписании, 600 000 ₽ после чернового акта, 600 000 ₽ после чистового и сдачи. Заказчику схема тоже удобнее: он платит за подтверждённый результат и не отдаёт вперёд половину стоимости ремонта.

И три признака, что вы уже работаете на деньги следующего клиента.

Весь учёт авансов у «Ровно» после кризиса — таблица обязательств и правило 60%. Каждый понедельник Тимур тратит пятнадцать минут: вписывает новые авансы, проставляет подписанные акты, пересчитывает колонку «не отработано» и сравнивает её с остатком на счёте. Пока «не отработано» больше остатка, вывод денег себе запрещён — каким бы толстым ни казался счёт.

Руками эта связка держится, пока объектов три-четыре. Дальше поступления, закупки и остатки расползаются по разным файлам, и чужие деньги снова растворяются в общем остатке. В Controlum операции по счетам собираются сами. Каждый аванс виден отдельным поступлением в ДДС, а будущие закупки, зарплата и ожидаемые доплаты по актам стоят в платёжном календаре рядом с остатками. День, когда чужие деньги заканчиваются, виден за пару недель до заявки на материалы, а не в момент, когда прораб уже стоит в дверях.