Таблица учёта продаж в Excel: готовый шаблон с планом и фактом

Файл рассчитан на компанию, где продают двое-пятеро человек, а сделок в месяц десятки: оптовые поставки, оборудование, услуги для бизнеса, мебель на заказ. Обычно до таблицы договорённости живут в переписке, поступления — в банковской выписке, а чтобы понять, выполнен ли план, владелец полдня сверяет одно с другим.

Руками заполняются два листа из трёх, третий собирается сам. На ведение уходит минута на каждую продажу плюс пять минут в неделю, чтобы отметить пришедшие оплаты.

На журнале держится всё остальное, поэтому правил у него три, и все жёсткие. Первое: запись появляется в момент отгрузки или подписания акта, а не когда пришли деньги. Иначе выручка месяца зависит от того, когда покупателю удобно платить, а долги исчезают из вида — их просто нет в файле.

Второе: оплата дописывается в ту же строку. Клиент внёс треть — в «Оплачено» стоит треть, остаток формула покажет в колонке «Долг». Рассчитался полностью — меняется сумма, новая запись не нужна. Третье: у каждой продажи есть срок «Оплатить до». Без него задолженность выглядит одинаково и на второй день, и на сороковой.

Имя продавца и позицию шаблон предлагает выбрать из списка: «Олег» и «Олег П.» для формул — два разных человека, и сделки второго в отчёт не попадут. Внизу отчёта для страховки стоит проверочная ячейка — не ноль означает опечатку.

Владелица «Прилавка» Нина открывает отчёт в первый рабочий день месяца, с утренним кофе. Вписывает 1 августа и дату проверки долгов — остальное посчитано: 35 продаж, средний чек 84 000 ₽.

Раскладка по людям. Олег закрыл 12 сделок на 1,44 млн ₽, Вика — 13 на 975 тысяч, Денис — 10 на 525. Количество почти одинаковое, разница в чеке: 120 000 ₽ у Олега, 75 000 у Вики и 52 500 у Дениса. Так распределены клиенты — у Олега сети и крупные магазины, у Дениса точки у дома.

Разбивка по позициям показывает, из чего сложен оборот: стеллажи дали 45%, витрины 40%, монтаж 15%. У монтажа самый скромный чек, около 40 100 ₽, а у Дениса эта услуга занимает почти 29% его выручки — вдвое больше, чем в среднем по компании. Нина записала идею: предлагать маленьким магазинам установку в комплекте со стеллажами, а не отдельным заказом.

Считается он одной формулой: продано ÷ план × 100%. Цель августа — 3 млн ₽: Олегу 1,2 млн, Вике миллион, Денису 800 тысяч. Итог компании — 98%, почти идеально. По людям картина рваная: у Олега 120%, у Вики 97,5%, у Дениса 65,6%.

Теперь тот же расчёт, только вместо проданного — оплаченное. Олегу покупатели перевели 900 000 ₽ из 1 440 000, и его 120% превращаются в 75%. У Вики почти ничего не меняется, 88,5%: её магазины платят быстро. По компании те же 75% — почти четверть августовской цели пока существует только в актах.

Правильной из двух цифр нет. Первая показывает, как работают продавцы, вторая — сколько денег реально пришло. Смотреть нужно на обе и на разрыв между ними: чем он шире, тем больше бизнес кредитует покупателей из своего кармана.

С Денисом разговор другой. Сделок у него не меньше, чем у коллег. Но чтобы набрать свою цель при таком чеке, нужно больше пятнадцати продаж, а мелкие магазины столько не покупают. Задание ставили «как у Вики», не глядя на клиентов. На сентябрь Нина собрала его иначе: средний чек, умноженный на число сделок, которое человек реально делает, плюс небольшой запас.

Всё, что отгружено и не оплачено, — дебиторская задолженность. У «Прилавка» на 31 августа её 690 000 ₽. Сумма сама по себе не пугает: больше трёх четвертей ждут своих сроков в сентябре, и главный кусок — остаток за витрины для «Колоса».

Опасная часть — 150 тысяч просрочки: 120 от «Гвоздя», чей срок вышел 20-го, и 30 от канцтоваров «Скрепка» с 25-го. Найти такие строки — пара секунд: фильтр «Долг больше нуля», сортировка по «Оплатить до». Сверху окажутся те, кому звонить прямо сейчас.

Долги бьют и по премиям. Менеджер в «Прилавке» получает 3%, вопрос только — от чего. Посчитай Нина вознаграждение Олегу от проданного, выплатила бы 43 200 ₽, в том числе за 540 000, которых на счёте нет. От оплат выходит 27 000 сразу и 16 200 позже, когда рассчитаются «Колос», «Гвоздь» и «Опора». У продавца появляется личная причина дожимать оплату, а не просто отгружать.

Все шесть незаметны, пока не начнёшь сверять самодельный файл с выпиской банка.

Честно о границах. Шаблон ведёт продажи и деньги по ним, но это не CRM: воронки, звонков, встреч и конверсии в нём нет. Почему у Дениса десять сделок, а не пятнадцать, подскажет CRM или хотя бы тетрадь встреч.

Вторая граница — объём. Пока сделок до сотни-полутора в месяц, а оплаты отмечает один человек, Excel справляется. Дальше появляются расчёты траншами, возвраты, общий файл, который правят трое сразу. Тогда удобнее сервис: Controlum загружает банковскую выписку, раскладывает поступления по статьям и сам собирает отчёты о деньгах и прибыли.

Ждать первого числа не обязательно: текущий месяц восстанавливается по актам и выписке за час-полтора.