План-факт анализ для бизнеса: как понять, где деньги ушли не по плану

Обычный способ читать месячный отчёт — положить его рядом с прошлым месяцем. Юля так и делала: апрель к марту — минус 2% выручки, май к апрелю — минус 3%. Оба раза в пределах сезонных колебаний, оба раза без тревоги. Ловушка в том, что каждый месяц сравнивается с уже просевшим предыдущим: бизнес сползает по два-три процента за шаг, и ни одно отдельное сравнение не выглядит поводом что-то делать.

План-факт сравнивает факт с намерением, а не с прошлым месяцем. План мая — решение, принятое до его начала: выручка 2 000 000 ₽, из них 800 000 — опт, потому что четыре постоянных оптовика в среднем на столько заказывают. Расходы 1 740 000, прибыль 260 000. Рядом с этим решением тот же май читается иначе: минус 5% по выручке, минус 53% по прибыли. И видно каждое место, где реальность с решением разошлась.

Сама таблица устроена просто: по каждой строке план, факт и разница в рублях и процентах. Плюс четвёртая колонка, ради которой всё затевается, — что с разницей делать. План при этом берётся готовым: у «Кнопки» это годовой финансовый план, разбитый по месяцам.

Строк восемь: три канала выручки и пять групп расходов. Больше на старте вредно — таблицы на тридцать строк перестают заполнять к третьему месяцу. Факт по строкам Юля берёт из отчёта о прибылях и убытках, заполнение с подсчётом разницы занимает пятнадцать минут.

Итог месяца: выручка 1 900 000 при плане 2 000 000, расходы 1 778 000 при плане 1 740 000, прибыль 122 000 вместо 260 000. Проценты разгоняются сверху вниз: промах по выручке на 5% превратился в промах по прибыли на 53%, потому что аренда, оклады и реклама не уменьшились вслед за выручкой. Так ведёт себя любая таблица план-факта: маленькая цифра сверху даёт большую снизу.

Прибыль в таблице — до налога. Свой УСН 15% «доходы минус расходы» Юля считает отдельно: в плановый месяц от 260 000 после налога остаётся около 221 000, то есть 11% выручки — у верхней границы обычных для производства 5–12%.

Разбирать все восемь строк каждый месяц — верный способ забросить план-факт к осени. Поэтому в колонке «что делать» всего три значения. «В плане» — разница в пределах пары процентов, идём дальше. «Пометка» — причина записывается в одну строку, и всё. «Разбор» — по правилу 10%: разница больше 10% плана строки и одновременно больше 20 000 ₽. Рублёвый порог каждый подбирает под свой масштаб, у «Кнопки» 20 000 — это 1% месячной выручки.

Оба условия обязательны, и майская таблица показывает почему. Ткани дали +28 000 — сумма заметная, но к плану это всего +4%: закупка живёт партиями и ценой хлопка, такой диапазон рабочий. Прочие расходы наоборот: +13% выше порога, а в рублях это 12 000, и разбор обошёлся бы дороже самой разницы. Зарплата с её минус 28 000 — эхо первой строки: швеи на сдельной оплате сшили меньше, потому что оптовых заказов не было. Причина уже лежит выше. Второй раз её не ищут.

На разбор ушли две строки. Рекламный занял пять минут: Юля сама в середине мая добавила размещения у блогеров для шоурума. Шоурум прибавил 35 000 выручки — при его марже около 50% это примерно 17 000 маржи против 26 000 затрат, канал пока в минусе. Блогерам оставлен июнь с тем же лимитом, в июле — решение по цифрам: осознанное отклонение с лимитом и сроком — это эксперимент, у которого есть дедлайн. Со строкой опта так легко не вышло.

Настоящий разбор — три вопроса, и отвечать на них нужно именно в этом порядке: каждый следующий сужает поиск. Юле хватило сорока минут, выгрузки оптовых заказов за полгода и одного телефонного звонка.

Первый вопрос: цена или объём? Минус мог прийти из скидок — продали столько же, но дешевле — либо из объёма. Прайс в мае не менялся, скидок не было, значит объём. Раскладка по клиентам сузила поиск до одного названия: три оптовика из четырёх заказали на 656 000 при своих обычных 660 000 — минус 4 000, шум. Четвёртый — сеть из четырёх детских магазинов, полтора года заказывавшая на 130–150 тысяч в месяц, — в мае не заказала ничего. Вот и −144 000.

Второй вопрос: разовое или системное? Пропущенный месяц бывает паузой: склад затоварен, сезон сдвинулся. Ответ дал звонок закупщику сети: «В марте вы сдвинули отгрузку на девять дней, в апреле снова. Летнюю коллекцию мы взяли у другой фабрики». Задним числом проявился и апрельский сигнал: заказ на 100 000 вместо обычных 140 000, который тогда получил пометку «заказали меньше, догонят» и остался без звонка.

Третий вопрос: наша ошибка планирования или изменение рынка? Рынок ни при чём: спрос держится, шоурум в плюсе на 5%, онлайн на 2%. Причина внутренняя. В марте и апреле цех в сезонной запарке шил срочные партии для шоурума, а оптовые отгрузки двигали «на недельку». План загрузки цеха никогда не резервировал время под опт — ошибка планирования, которая повторялась бы каждый сезон.

Цена находки. Сеть заказывала на 1 680 000 ₽ в год, а после тканей, сдельной оплаты и доставки с оптового рубля остаётся около 40 копеек — порядка 670 000 ₽ маржи в год. Сорок минут разбора против 670 000.

Теперь цена двух «нормальных» месяцев целиком. Апрель: прибыль 218 000 вместо 260 000 — минус 42 000, разницу никто не разбирал. Май: 122 000 вместо 260 000 — минус 138 000. Итого минус 180 000 ₽ за два месяца, в которых ни одна строка по отдельности не выглядела бедой. Нашёл проблему первый же план-факт с правилом 10% — и один сорокаминутный разбор.

В июне Юля сделала три вещи.

Июльская таблица закрылась так: опт 780 000 при плане 800 000, прибыль 251 000 при плане 260 000. Минус 9 000, отметка «в плане» — таблица, из которой два месяца назад выпадало по 138 000 за раз, впервые за квартал сошлась с намерением.

Весь метод складывается в один сеанс в первые рабочие дни месяца, когда предыдущий закрыт. Порядок такой:

Если месячного плана ещё нет, первым планом станет средний факт последних трёх месяцев по тем же строкам: простой бюджет на месяц собирается за вечер. А между месячными разборами хватает короткого недельного взгляда на несколько ключевых чисел. Тогда провал в выручке виден на той же неделе, когда случился, и звонок закупщику происходит ещё в апреле, пока клиент ничего не решил.

Самая затратная часть ритуала — факт: выгрузить операции из банков, разнести по статьям, свести строки. Controlum эту часть делает сам: собирает операции по счетам, ведёт ДДС и платёжный календарь, показывает остатки и прибыль — и от сорока минут остаются только сравнение с планом и решения по отклонениям.