БДР и БДДС: пример составления в Excel и отличия

Прежде чем открывать Excel, договоритесь с собой: операция записывается один раз, но с двумя датами. Первая — когда возникли выручка или расход: подписали акт, отгрузили партию, раскроили рулон. Вторая — когда двинулись деньги. Первая кормит бюджет прибыли, вторая — денежный.

Из этого правила вытекают все отличия, которые обычно перечисляют учебники.

У Ларисы швейный цех «Спецпошив»: восемь швей на сдельщине, конструктор, менеджер и бухгалтер на окладах. Шьют спецодежду для организаций, заказчикам дают отсрочку 45 дней, а ткань поставщик отпускает только по предоплате. В конце августа хозяйка садится планировать сентябрь.

Список вышел из семи строк. Для каждой Лариса записала сумму и ответила на два вопроса: к какому периоду строка относится по работе и в какой день пройдёт платёж. Сдельщину, аренду, оклады и налог цех платит сразу, поэтому у них обе даты совпадают. Остаток на счёте к 1 сентября — 520 000 ₽.

Отгрузки берут из плана продаж, оплаты по прошлым партиям — из неоплаченных счетов: зная дату отгрузки, легко найти конец отсрочки. Полотно и фурнитуру считают по нормам расхода, аренду с окладами переносят из августа.

Налог здесь сознательно упрощён: 6% от отгрузок и уплата сразу. У вашего режима может быть другая база и другой срок — в денежный бюджет его ставят на дату реального платежа, даже квартального.

На листе пять вводимых строк и две расчётные, колонки — план, факт, отклонение. Жёлтые ячейки заполняются руками, остальное считается само. Расходы записаны положительными числами и вычитаются формулой — меньше путаницы со знаками.

Маржинальная прибыль — выручка минус материалы и сдельщина: в C8 стоит =C5-C6-C7. Итог — маржа минус постоянные и налог, =C8-C9-C10. Отклонение в колонке E — разница =D5-C5, протянутая вниз.

План Ларисы: 4 000 000 − 1 760 000 − 760 000 = 1 480 000 ₽ маржи, после постоянных и налога — 580 000 ₽, или 14,5% выручки. Колонку «Факт» она заполнит в октябре.

Вкладка открывается остатком — 520 000 ₽. Дальше два блока. Поступления: оплаты по прошлым отгрузкам и авансы, сумма в C8 — =C6+C7. Выплаты: материал под партии, запас на будущее и строка «зарплата, постоянные, налог», сумма в C12 — =C9+C10+C11.

Сальдо считает =C8-C12, конечный остаток — =C5+C13. Эта строка — главный ответ: сколько окажется на счёте 30-го числа.

Прогноз Ларисы: придёт 3,5 млн ₽, уйдёт 3,42 млн. Сентябрь в плюсе на 80 000 ₽, к концу на счёте 600 000 ₽. Покупку про запас она не закладывала и оставила там ноль.

В начале октября Лариса вписала реальные цифры. Прибыль порадовала: отгрузили на 4,2 млн ₽, заработали 658 000 ₽ — на 78 000 больше задуманного. Хозяйка уже присматривала девятую швею и новый раскройный стол.

Денежная вкладка сказала обратное. Поступления совпали с прогнозом, хотя внутри поменялись местами: крупный заказчик задержал 200 000 ₽ за август, зато настолько же выросли авансы. Разошлись выплаты — на 470 000 ₽ выше.

Из них 348 000 ₽ — ткань впрок: поставщик дал хорошую цену на октябрьскую партию, и Лариса взяла её, не заглянув в бюджет. Ещё 90 000 — полотна ушло больше под выросшие отгрузки, 32 000 — сдельщина и налог подросли вслед за ними. Итог: минус 390 000 ₽ вместо плюса и 130 000 ₽ на счёте. С таким остатком ни швею, ни стол не потянуть.

Третья вкладка отвечает на вопрос каждого новичка в бюджетах: где деньги, если прибыль есть. Она берёт заработок (=БДР!D11) и сальдо (=БДДС!D13) и вычитает одно из другого — выходит 1 048 000 ₽.

Потом раскладывает его на причины. Зависло у заказчиков — отгрузки минус все поступления (=БДР!D5-БДДС!D8): 700 000 ₽. Ушло в запасы — те самые 348 000 ₽. Переплата поставщикам — оплаченный материал минус израсходованный (=БДДС!D9-БДР!D6), в сентябре ноль.

Внизу — проверка: разрыв минус сумма причин. У Ларисы там ноль. У вас не ноль — значит, осталась причина вне списка, скажем, зарплату начислили в сентябре, а выплатят в октябре. Её нужно найти и назвать, а не списывать на округление.

Разрыв, кстати, был заложен и в прогнозе — 500 000 ₽, целиком отсрочка. Неожиданными оказались 548 000 ₽ сверху: 200 000 дебиторки от роста отгрузок и 348 000 ткани.

Все пять встречаются у тех, кто бюджеты уже ведёт, — у старательных.

Если оплата приходит в день продажи — розница, услуги с расчётом на месте — и запасов почти нет, заработок и остаток почти совпадают. Тогда хватит кассового плана с грубой прикидкой прибыли.

Обратная граница — шаг в месяц. Такой бюджет не видит, что поступление придёт 25-го, а зарплата уходит 5-го: внутри периода может не хватить даже при плюсе в итоге. Такое ловит лишь календарь платежей по дням.

И ручной ввод. Пока операций десятки, внести их вечером несложно. При сотнях удобнее, чтобы реальные цифры подтягивались сами: в Controlum банковская выписка загружается целиком, платежи раскладываются по статьям, поток средств и прибыль считаются без ручной работы. Замысел всё равно составляет собственник.

Чтобы составить БДР и БДДС на свой месяц, откройте шаблон и замените пример своими цифрами. Точность до рубля не нужна: для первого раза хватит семи строк. Закрыв сентябрь или октябрь, впишите итоги и посмотрите на строку проверки.