БДР и БДДС: чем отличаются и зачем бизнесу оба

Разница не в форме таблицы, а в моменте, когда операция попадает в бюджет. В БДР выручка появляется в день отгрузки — независимо от того, заплатил заказчик или заплатит через полтора месяца. В БДДС та же продажа появится только в день, когда деньги упадут на счёт.

С расходами так же. Ткань, купленная в сентябре под октябрьские заказы, в БДДС — сентябрьская выплата, а в БДР она станет расходом в октябре, когда уедет в изделия. Аванс, полученный от заказчика, в БДДС — сентябрьское поступление, а в БДР его нет вовсе: работа ещё не сдана.

Отсюда простое правило выбора. Планируете цены, ассортимент, зарплаты и понимаете, зарабатывает ли бизнес — смотрите БДР. Решаете, чем платить зарплату двадцатого числа, — только БДДС.

У Ларисы швейный цех: восемь швей на сделке, конструктор, менеджер и бухгалтер на окладах. Заказчики — организации, отгрузка партиями, отсрочка сорок пять дней. Ткань поставщик отпускает только по предоплате.

В сентябре цех отгрузил спецодежды на 4 200 000 ₽. Ткань и фурнитура, ушедшие в эти партии, стоили 1 850 000 ₽, сдельная оплата швей — 780 000 ₽. Остаётся 1 570 000 ₽ маржинальной прибыли. Постоянные расходы месяца — 660 000 ₽: аренда цеха, оклады конструктора, менеджера и бухгалтера, коммуналка, реклама и хозяйственные мелочи.

До налога — 910 000 ₽. Налог на упрощёнке с оборота — 252 000 ₽. Чистая прибыль сентября: 658 000 ₽, около 16% выручки. По этому отчёту Лариса собиралась брать девятую швею и новый раскройный стол.

Теперь деньги. На счёт в сентябре пришло 3,5 млн ₽: 2,6 млн — оплаты за июльские и августовские отгрузки, у которых закончилась отсрочка, и 900 000 ₽ — авансы по новым заказам.

Ушло 3,89 млн. Ткань под сентябрьские партии — 1,85 млн по предоплате, швеям и постоянным расходам вместе с налогом — ещё 1 692 000 ₽. И отдельно 348 000 ₽ Лариса отдала за ткань впрок: поставщик дал хорошую цену на партию под октябрь.

Итог месяца — минус 390 000 ₽. Остаток на счетах ужался с 520 000 до 130 000 ₽. С такими деньгами ни девятой швеи, ни раскройного стола: до октябрьских поступлений цеху нужно дожить, а зарплату платить пятого числа.

Прибыль 658 000 ₽ и минус 390 000 ₽ по деньгам расходятся на 1 048 000 ₽. Эта сумма не загадка, она раскладывается на две строки — и в шаблоне такая расшифровка считается автоматически.

Первая: 700 000 ₽ зависли у заказчиков. Отгрузили на 4,2 млн, а получили всего 3,5 млн — и то по большей части за прошлые месяцы. Разница осела в дебиторке, то есть в чужих карманах на законных основаниях.

Вторая: 348 000 ₽ уехали в ткань впрок. Деньги потрачены в сентябре, а расходом станут в октябре, когда из этой ткани сошьют изделия. Пока она лежит на складе — это замороженные деньги.

Сложите: 700 000 + 348 000 = 1 048 000 ₽. Ровно столько прибыль отличается от денежного итога. Как только собственник видит эту расшифровку, вопрос «где деньги, если прибыль есть» перестаёт быть риторическим — становится понятно, у кого именно они лежат и когда вернутся.

Не пытайтесь строить их по отдельности — это двойная работа. Оба собираются из одного списка операций, просто раскладываются по разным датам: БДР по дате отгрузки и потребления, БДДС по дате платежа.

Порядок работы такой, и на первый месяц уходит вечер, дальше — час.

Все четыре встречаются у компаний, которые бюджеты уже ведут, — то есть у тех, кто старается.

Два бюджета — это план. Пользу они приносят, когда рядом появляется факт: сравнили, увидели отклонение, поняли причину. Раз в месяц, полчаса. Без план-факта бюджет остаётся упражнением в фантазии, каким бы аккуратным ни был файл.

Ручная сборка честно работает, пока операций немного. Дальше проще, когда факт подтягивается сам: в Controlum банковская выписка загружается целиком, платежи разносятся по статьям, движение денег и прибыль считаются на сегодня, а платёжный календарь показывает будущие даты — то есть тот самый БДДС, только без ручного ввода. План при этом всё равно составляет собственник: за него это не сделает ни один сервис.

И честная граница: если у вас нет отсрочек, авансов и закупок впрок — деньги и прибыль совпадают, и городить два бюджета незачем. Хватит одного.