Шаблон бюджета компании в Excel: пример для малого бизнеса

Самодельный шаблон бюджета бизнеса обычно ломается на одном месте: факт приходится переписывать вручную, и через пару недель таблица отстаёт от банка. Поэтому в нашем файле руками ведётся только журнал платежей. Статью выбираете из выпадающего списка, а формулы сами разносят суммы по строкам бюджета.

Лимиты и тип статьи ставятся один раз перед новым месяцем. Сводка на первом листе показывает план прибыли, успевают ли расходы за календарём и сколько статей уже в жёлтой или красной зоне.

Если бюджет ведут двое — владелец и бухгалтер или управляющий, — его удобнее держать в облаке: оба видят одну версию, а не пересылают друг другу «бюджет_финал_2». Гугл-таблица для ведения бюджета получается из нашего файла без переделки формул.

Порядок такой. Скачайте файл, откройте Google Диск, нажмите «Создать» → «Загрузить файл» и выберите скачанный файл. Двойной щелчок откроет его в режиме совместимости с Excel, а через меню «Файл» его можно сохранить как Google Таблицу — со всеми тремя листами. Формулы там простые: ЕСЛИ, СУММЕСЛИМН, СЧЁТЕСЛИ. Google считает их так же, как Excel.

Одна оговорка из практики: подсветку светофора после загрузки проверьте глазами. Обычно она переезжает вместе с файлом, но если ячейки остались белыми, правило задаётся заново через «Формат» → «Условное форматирование» — три условия по словам «СТОП», «Внимание» и «Спокойно».

У Николая, владельца «Огорода», две точки, доставка и шесть сотрудников. Выручка три месяца стоит на 1,8 млн ₽, а прибыль тает: апрель — 110 000 ₽, май — 95 000 ₽, июнь — 78 000 ₽. Ни одной крупной траты в выписке он не нашёл, только платежи по три-семь тысяч.

В последний вечер июня он заполнил лист «Бюджет месяца»: 11 статей, тип каждой, июньский факт и лимит на июль. Сумма лимитов — 1 702 000 ₽. Если выручка останется на 1,8 млн ₽, прибыль выйдет 98 000 ₽ — на 20 000 больше июня.

Лимит управляемой статьи берут из спокойного месяца, а не из желаемого. Николай выписал факт апреля, мая и июня, и пропажа нашлась сразу. Реклама: 41 000 → 49 000 → 58 000 ₽. Хозрасходы: 32 000 → 39 000 → 47 000 ₽. Вместе к июню они выросли на 32 000 ₽ против апреля — ровно на столько упала прибыль. Выручка при этом не сдвинулась, то есть лишние деньги ничего не принесли.

Отсюда лимиты: реклама — 40 000 ₽, чуть ниже апреля; хозрасходы — 35 000 ₽, с небольшим запасом к апрельским 32 000; «прочее» — 15 000 ₽ вместо июньских 24 000. Жёсткий потолок для «прочего» поставлен нарочно: он заставляет разносить траты по нормальным статьям, а не сваливать в общую кучу.

Обязательные статьи устроены иначе: аренда берётся из договора, зарплата — из штатного расписания, закупка — из объёма продаж, у «Огорода» это около 55% выручки. Потолок здесь нужен, чтобы заметить ошибку в расчёте, а не чтобы экономить.

В столбце «Светофор» у каждой статьи одно из четырёх слов. Для управляемых: «Спокойно» до 80% лимита — траты идут обычным порядком; «Внимание» с 80% — крупные платежи по статье только с согласия владельца; «СТОП» со 100% — до первого числа по строке не платим.

Обязательные статьи не останавливаются: закупку под продажи не прекращают, аренду и зарплату тоже. Пока они в лимите, в столбце стоит «По плану». Если строка вылезла за лимит — «Пересчитать лимит»: потолок посчитан неверно или выросли продажи, цифру правят, а разницу ищут в управляемых статьях.

И смотрите на календарь: «Внимание» 13-го числа тревожнее, чем 28-го, ведь впереди ещё полмесяца трат. Поэтому на сводке рядом стоят две доли — сколько прошло месяца и сколько израсходовано лимитов.

Каждый понедельник Николай тратит минут двадцать: вносит платежи из банка и смотрит сводку. Первый сигнал пришёл 13 июля — реклама набрала 33 800 ₽ из 40 000, 84,5% лимита, а впереди ещё две с половиной недели.

Звонок таргетологу занял десять минут: с конца апреля шёл «тест новой аудитории», и дневной бюджет дважды поднимали. Заказов тест почти не давал — доставку держат постоянные покупатели. Его выключили в тот же день, а 16 июля продлили только размещение на картах за 2 400 ₽.

Хозрасходы пожелтели 16 июля: 29 000 ₽ из 35 000. Внутри нашлись крафт-пакеты с логотипом за 12 000 ₽, вдвое дороже обычных. Корзины для витрины на 9 000 ₽ Николай перенёс на август, а 17 июля согласовал ремонт холодильной витрины за 6 000 ₽ — без неё молочку не продать. Статья упёрлась в лимит и встала на стоп до августа.

Сводка на 20 июля, с платежами по 19-е включительно, — в таблице ниже. Расходы опережают календарь на три пункта, но аренда, бухгалтер и налоговая копилка оплачены целиком в первые дни. Без них израсходовано 60% остальных лимитов — ровно в темпе календаря.

Июль «Огород» закрыл с выручкой 1,8 млн ₽ — выключенный тест на продажах не сказался. Три урезанные статьи дали 39 000 ₽ разницы с июнем, и прибыль вышла 117 000 ₽ против 78 000.

Итог обогнал и расчёт — на 19 000 ₽: закупка, доставка и коммуналка пришли ниже лимитов на 15 000, 3 000 и 1 000 ₽. Разбирать такие отклонения — уже работа план-факт анализа. Бюджету достаточно показать, что они есть.

Таблица полезна, пока её заполняют. Бюджет чаще умирает не от неудачных лимитов, а от одной из этих привычек.

Эта таблица отвечает, сколько можно потратить по каждой статье за тридцать дней, но молчит о том, в какой день на счёте кончатся деньги. Если у вас крупные предоплаты поставщикам или клиенты платят с отсрочкой, лимиты не спасут от кассового разрыва. Тут нужен план по датам — бюджет движения денег или платёжный календарь.

Второй случай — сильная сезонность или несколько отделов, где у каждого руководителя свой кусок бюджета. Там нужно бюджетирование на год по месяцам с ответственными за статьи. Для лавки на две точки это лишнее, для производства на сорок человек — в самый раз.

Первый бюджет собирается за один вечер, если не пытаться сделать его идеальным. Откройте выписки за три последних месяца, скачайте шаблон и идите по шагам — через месяц лимиты уточнятся сами.