Бюджет для малого бизнеса: таблица лимитов и правило светофора

Бюджет на тридцать дней — таблица, где по каждой статье расходов заранее стоит потолок: реклама — столько, хозрасходы — столько, больше без разговора с владельцем нельзя. Работает он до того, как деньги потрачены: сначала вопрос «уложимся ли в потолок по этой строке», потом оплата.

Бюджет часто путают с финансовым планом на год. Зря: инструменты разные. Финплан отвечает, сколько бизнес заработает за год, что для этого нужно; его пересматривают раз в квартал. Бюджет держит дисциплину внутри тридцати дней, открывают его каждую неделю.

Дальше — только про бюджет: как «Огород» собрал его за один вечер и что из этого вышло за первые две недели июля.

У «Огорода» две точки, доставка и шесть сотрудников. Вечером 30 июня Николай выписал из банковских выписок все траты и сгруппировал их в 11 статей — больше не понадобилось. По каждой строке в таблице три цифры: лимит на июль, факт июня и короткий комментарий, зачем потолок именно такой.

Сумма лимитов — 1 702 000 ₽. При выручке 1,8 млн это план прибыли 98 000 ₽ — против 78 000 ₽, которыми закрылся июнь. Разница сидит в трёх строках, где потолок поставлен ниже июньского факта: реклама, хозрасходы, «прочее».

Чтобы поставить лимиты, Николай поднял факт по каждой строке за апрель, май и июнь. Тут и нашлись пропавшие 32 000 ₽. Реклама: 41 000 → 49 000 → 58 000. Хозрасходы: 32 000 → 39 000 → 47 000. Ни одна покупка по отдельности не выглядела проблемой — плюс две тысячи на пакеты, плюс три на «тест» в рекламе, — а вдвоём эти статьи подросли на 32 000 ₽ за тридцать дней, съев ровно ту прибыль, которой не досчитался июнь.

Отсюда правило для управляемых статей: потолок ставят от факта трёх прошлых месяцев, а не от мечты. Нужен уровень спокойного периода. У «Огорода» это апрель: рост рекламы на 17 000 ₽ выручку не сдвинул, все три месяца по 1,8 млн. Значит, лимит — 40 000 ₽, апрельский уровень, округлённый вниз.

У защищённых статей логика другая: их потолок — это обязательство. Аренда — из договора, зарплата — из штатного расписания, закупка — из объёма продаж: урезать её — значит оставить полки пустыми. Лимит здесь нужен для контроля суммы, резать его ради красивой таблицы нельзя.

Отдельный случай — «прочее». В июне туда упало 24 000 ₽ трат, которые никто не смог объяснить. Лимит 15 000 ₽ поставлен принудительно маленьким: он заставляет разносить траты по нормальным строкам и задавать вопрос «что это вообще было» по каждой строчке.

Лимит без правила реакции — просто цифра в таблице. Поэтому к бюджету «Огорода» прилагается одно правило на все управляемые строки — светофор с двумя порогами.

До 80% потолка статья зелёная: траты идут обычным порядком, никто никого не спрашивает. С 80% до 100% — жёлтая: любая крупная трата по строке проходит через согласие Николая, мелочь ещё допустима. Выше 100% — красная: стоп по статье до первого числа.

Красный не действует на защищённые строки. Закупку под продажи не останавливают: торговать будет нечем. Зарплату с налогами тем более. А если защищённая статья вылезла за лимит, это сигнал, что потолок посчитан неверно или продажи выросли; тогда цифру обновляют и ищут, откуда взять разницу.

Ещё поправка на календарь: жёлтый 13-го числа тревожнее жёлтого 28-го. Если строка набрала 80% лимита, когда до конца июля две с лишним недели, впереди ещё две недели трат — реагировать нужно в тот же день.

Понедельник, 13 июля, вторая неделя жизни бюджета. Николай раскрашивает таблицу по свежей выписке: реклама — 33 800 ₽ из 40 000 ₽. Это 84% потолка, жёлтый, — а до конца июля две с лишним недели.

Звонок таргетологу занял десять минут. Выяснилось: в конце апреля был запущен «тест новой аудитории», и с тех пор дневной бюджет поднимали дважды — в середине мая и в конце июня. К июлю расход дошёл до 2 600 ₽ в день против апрельских 1 370 ₽. Заказов «тест» почти не приносил: доставка «Огорода» живёт на постоянных клиентах, и все три месяца выручка стояла на месте. Без лимита июль закончился бы примерно на 80 600 ₽ рекламы — вдвое выше апреля.

Тест выключили в тот же день. Оставшиеся недели реклама прожила на оставшиеся 6 200 ₽ — хватило на продление размещения на картах, единственного канала, который стабильно приводит новых покупателей в точки.

Хозрасходы дозрели до жёлтого 16 июля: 29 000 ₽ из 35 000 ₽. Внутри строки нашлись крафт-пакеты с логотипом за 12 000 ₽ — вдвое дороже обычных. Закупка корзин для витрины на 9 000 ₽ переехала в августовский бюджет, а 24 июля статья дошла до потолка и встала на красный до конца месяца.

В июне ровно тот же перерасход существовал без свидетелей — его показал бы только отчёт в начале августа — через тридцать дней после трат. Светофор показал его 13 июля, когда полмесяца ещё оставалось впереди.

Июль «Огород» закрыл с выручкой 1,8 млн ₽ — урезанные «тесты» на продажах не сказались. Три урезанные строки принесли 39 000 ₽ разницы с июнем, остальные прошли по привычным цифрам: закупка 985 000 ₽, доставка 52 000 ₽, коммуналка 29 000 ₽. Прибыль июля — 117 000 ₽ против июньских 78 000 ₽. Если удержать уровень, это почти 470 000 ₽ в год — с тех же двух точек и той же выручки.

Факт даже обогнал план: 117 000 ₽ против расчётных 98 000 ₽, потому что закупка, доставка, коммуналка пришли на 19 000 ₽ ниже своих лимитов. Что делать, когда отклонение идёт в другую сторону, — тема отдельного разговора про план-факт.

Держится всё это на одном ритуале. Понедельник, 20 минут, три шага:

Плюс правило на каждый день: незапланированная трата больше 5 000 ₽ начинается с вопроса «из какой это статьи и какой там цвет».

Самый муторный шаг — первый: к третьей неделе разносить операции руками надоедает, таблица отстаёт от банка, светофор красит позавчерашние цифры. В Controlum операции по всем счетам собираются автоматически, ДДС и платёжный календарь ведутся сами, остатки и прибыль видны сразу — факт по строкам всегда свежий, и от понедельничных 20 минут остаются сверка потолков и решения.