Финансовые показатели бизнеса: 6 чисел, которые собственник смотрит раз в неделю

Вот как выглядел этот экран у «Мотор и точка» в ту пятницу. Шесть строк, помещаются на половину листа — и три из них горят.

Дальше — по разделу на каждое число: откуда его взять, где граница тревоги и что делать, если строка загорелась. Все формулы показаны на цифрах Артёма, чтобы их можно было повторить со своими.

Формула: деньги сегодня = остатки по всем расчётным счетам + касса. У Артёма это 540 000 ₽ на счёте и 70 000 ₽ наличными — итого 610 000 ₽.

Именно это число Артём смотрел каждый день в банковском приложении и был спокоен. Ловушка в том, что число говорит только «сколько сейчас» и молчит про «чьи это деньги»: внутри 610 000 ₽ уже сидят налоги за прошлый месяц, половина зарплаты и оплата поставщику за привезённые запчасти.

Порога тревоги у этого числа нет — оно осмысленно только в паре с будущим остатком (число 2) и запасом прочности (число 6). Отдельный симптом: остаток тает несколько месяцев подряд, а причина непонятна. Тогда нужен отчёт ДДС — отчёт о движении денежных средств, он раскладывает по статьям, откуда деньги пришли и куда ушли.

Формула: будущий остаток = деньги сегодня + все поступления до даты X − все выплаты до даты X. Считается по дням в платёжном календаре: каждая строка — дата, сумма, назначение.

Вот календарь «Мотор и точка» на две недели вперёд от той пятницы. Поступления — выручка кассой и картами, около 70 000 ₽ в день, плюс оплата от таксопарка по договору. Выплаты — всё, что уже обещано, включая рассрочку за подъёмник для нового четвёртого поста.

Порог здесь один: минус в любой день — это кассовый разрыв, и чем раньше он виден, тем дешевле обходится. У Артёма между пятницей и минусом десять дней, за которые можно всё исправить. Что он сделал:

Пересчёт: −140 000 + 210 000 от таксопарка + 250 000 перенесённых поставщику = плюс 320 000 ₽ на 28-е. Разрыв закрыт тремя звонками — потому что был виден за десять дней, когда ещё было из чего выбирать. Как завести такой календарь и обновлять его без мучений — в отдельной статье.

Формула: выручка = сумма закрытых заказ-нарядов за месяц. Деньги в кассе тут ни при чём: аванс за ремонт, который ещё стоит на подъёмнике, — пока не выручка, а долг сервиса перед клиентом.

У Артёма месяц идёт на 93% плана — рабочая ситуация. Порог тревоги — ниже 90% два месяца подряд: один слабый месяц случается у всех, два подряд — уже тренд, и тогда смотрят загрузку постов, средний чек и глубину записи. Полезно сравнивать и с тем же месяцем прошлого года: у автосервиса свои сезоны — шиномонтажный вал в апреле и ноябре, летний спад. Падение к прошлому месяцу может оказаться обычной сезонностью, а падение к прошлому году — уже нет.

Формулы: чистая прибыль = выручка − все расходы − налоги; рентабельность = чистая прибыль ÷ выручка × 100%. Вот весь расчёт «Мотор и точка» за месяц, сверху вниз:

Рентабельность 8,5% для автосервиса нормальная: ориентир сервисного бизнеса 8–15%, хотя разброс по моделям большой. Порог тревоги — ниже 5%. При такой марже один сбой вроде простоя поста на месяц съедает прибыль целиком. Если число упало, первыми проверяют две самые тяжёлые строки — закупку запчастей и зарплаты со взносами. У Артёма они вместе дают 86% всех расходов до налога.

Как не обмануть себя при расчёте — какие расходы забывают чаще всего и почему выводы на личную карту тоже расход — в профильных статьях.

Формула: дебиторка (долги клиентов перед вами) = всё, что сделано и отгружено, минус то, что оплачено. У «Мотор и точка» это юрлица с отсрочкой: две страховые компании и корпоративный автопарк должны 430 000 ₽ в срок по договору, таксопарк — 210 000 ₽ с просрочкой в 18 дней.

Общая сумма сама по себе мало что показывает — тревогу выдаёт структура. Порога два. Первый: просрочено больше трети всего долга — у Артёма ровно так, 210 000 из 640 000, то есть 33%. Второй: вся дебиторка больше полумесячной выручки — здесь 640 000 ₽ против 1 400 000 ₽, запас есть. Первое действие при просрочке — акт сверки и звонок в день, когда срок вышел: чем старше долг, тем ниже шанс увидеть деньги. Звонок таксопарку в итоге и закрыл половину кассового разрыва из числа 2.

Как выстроить работу с отсрочками системно — лимит долга на клиента, напоминания до срока, стоп-отгрузка — в статье про дебиторку.

Формула: запас прочности = деньги сегодня ÷ недельные расходы, где недельные расходы = расходы месяца ÷ 4. У «Мотор и точка» расходы вместе с налогом — 2 562 000 ₽ в месяц, около 640 000 ₽ в неделю. Делим: 610 000 ÷ 640 000 = 0,95 недели. Если поступления завтра остановятся — сломается программа записи, встанет интернет-эквайринг, уйдёт крупный клиент — сервис не доживёт до следующей пятницы.

Норма — 2–4 недели расходов. Для Артёма это от 1,3 до 2,6 млн ₽ на отдельном счёте, который не трогают на текучку. Такой запас собирают постепенно: Артём поставил себе правило переводить 40 000 ₽ каждый понедельник на накопительный счёт, и минимальный резерв в 1,3 млн наберётся примерно за восемь месяцев. А пока запас меньше двух недель, каждая крупная трата — оборудование, ремонт помещения, дивиденды — проходит проверку вопросом: «что будет, если после этой оплаты клиенты задержат деньги на месяц?»

Сколько именно держать вашему бизнесу и где хранить запас, чтобы он не растворился в обороте, — в статье про резерв.

Артём теперь собирает экран каждую пятницу после смены. Деньги сегодня он берёт из банковского приложения и кассы, а будущий остаток — из платёжного календаря, который он сам пополняет по ходу недели: новая запись юрлица, счёт поставщика, срок ЕНП. Выручку показывает программа заказ-нарядов, долги клиентов — таблица отсрочек. Прибыль и рентабельность обновляются раз в месяц, когда бухгалтер закрывает учёт. Запас прочности считается одним делением на калькуляторе.

Главный враг экрана — устаревшие цифры. Календарь, который не обновляли две недели, опаснее его отсутствия: он показывает уверенный плюс там, где уже зреет минус. Поэтому у сборки должно быть фиксированное время в неделе — как пятничный вечер у Артёма.

Либо эту работу забирает сервис. Controlum подтягивает операции по счетам, раскладывает их в ДДС, ведёт платёжный календарь и показывает остатки и прибыль — шесть чисел собираются без ручного переноса. Пятничные 20 минут превращаются в один взгляд, а минус 28-го числа виден за две недели, как в истории Артёма.