Таблица учёта для кафе: шаблон и разбор месяца

Каждый вечер в журнал попадает одна строка: дата, выручка всего, из неё наличные и карта, число чеков. Тридцать секунд после закрытия кассы. Средний чек и выручка по дням недели считаются сами — и уже через пару недель видно, что понедельники проваливаются, а суббота делает четверть месяца.

Зачем делить наличные и карту: по карте деньги приходят на счёт через день-два и минус эквайринг, наличные — сразу и целиком. Если не разделять, сверка с банком превращается в угадайку, а комиссия эквайринга прячется в «прочих расходах», хотя это десятки тысяч в год.

Важная оговорка: таблица честна ровно настолько, насколько честна касса. Выручка «мимо кассы» ломает и фудкост, и планку безубыточности — учёт с ней бессмысленен.

У Ирины кафе на двадцать посадок: два повара, три бариста-официанта посменно. Июльская выручка — 1 180 000 ₽ за 30 рабочих дней, средняя смена — 39 300 ₽.

Расходная часть месяца собирается из журналов и пяти-шести ручных строк. Продукты — 378 000 ₽, ещё 24 000 ₽ ушло в списания: просрочка, порча, ошибки кухни. Зарплата — 320 000 ₽, аренда — 150 000 ₽, коммуналка — 28 000 ₽, эквайринг — 17 500 ₽, реклама — 25 000 ₽, хозяйственные мелочи и ремонт кофемашины — 47 000 ₽, налог — 70 800 ₽.

Итог месяца — 119 700 ₽ прибыли, 10% от выручки. Для кафе это здоровая цифра, но держится она на тонкой грани — и грань эта называется фудкост.

Самое практичное число таблицы. Постоянные расходы «Полдня» — зарплата, аренда, коммуналка, реклама, хозяйственные — 570 000 ₽ в месяц: их платить при любой выручке. С каждого рубля выручки 41,6 копейки съедают продукты, списания, эквайринг и налог — остальные 58,4 копейки идут на покрытие постоянных.

Делим: 570 000 ÷ 0,584 ≈ 975 000 ₽ — безубыточная выручка месяца. На 30 рабочих дней — примерно 32 500 ₽ в день. Всё, что касса собирает сверху, работает на прибыль; каждый день ниже планки кафе доплачивает за гостей само.

Планка превращает абстрактную «точку безубыточности» в утренний ориентир: Ирина видит к обеду 14 000 ₽ — и понимает, что вечер должен принести восемнадцать с половиной, иначе день минусовой. Отсюда решения: акция на вечер, продление часов в пятницу, закрытый понедельник — не по ощущениям, а по числу.

Каждая — из разборов реальных заведений, от кофеен до столовых.

Честно про границы. Складской учёт продуктов с техкартами — сколько граммов сыра ушло в каждую пиццу — таблица не ведёт: это работа систем автоматизации общепита. Наш шаблон — это управленческий учёт в общепите этажом выше: деньги, фудкост целиком, прибыль и планка. Для кафе до пары миллионов оборота этого обычно достаточно; когда захотите фудкост по блюдам — придёт время кассовой системы с техкартами.

Вторая граница — рост. Две точки, доставка через агрегаторы, расчётный счёт плюс две кассы: журналы начинают отставать, и вечер владельца уходит на сведение. В Controlum эта часть автоматизирована: выписка загружается целиком, эквайринг и агрегаторы разносятся по статьям, прибыль по точкам и платёжный календарь считаются сами. Журнал смен при этом остаётся на планшете за стойкой — он про оперативные решения, а сервис — про деньги бизнеса.

Одна точка и знакомый наизусть поток гостей — начинайте с таблицы, её хватит надолго.