Учёт финансов на маркетплейсах: таблица или сервис

Прежде чем выбирать, полезно договориться о минимуме. Для продавца на нескольких площадках это пять ответов. Если хотя бы одного нет, уже не важно, в чём ведутся цифры, — Excel это либо платная программа.

Первые четыре пункта ручной свод закрывает хорошо — вот пример у Глеба. Он продаёт керамическую посуду на Wildberries и Ozon. Каждый маркетплейс считается по своим правилам и в своём ритме, а раз в месяц итоги ложатся на общий лист: колонка на канал, строка на статью, сумма справа.

В этом месяце на витринах продано на 1 240 000 ₽: 810 000 ₽ на WB и 430 000 ₽ на Ozon. Выплат пришло 850 000 ₽. Закупку Глеб разнёс по фактическим продажам каждого канала, рекламу — по кабинетам, а общие 40 000 ₽ на коробки и доставку до складов — пропорционально заказам, 60 на 40. Налог по ставке 6% он считает с выручки витрин, а не с поступлений.

Итог — 135 600 ₽, около 11% выручки. Любопытно распределение: Wildberries продаёт почти вдвое больше и зарабатывает 87 400 ₽ (10,8%), Ozon — 48 200 ₽ (11,2%). Разница почти целиком в удержаниях: треть выручки у первого против 28% у второго.

Второй лист шаблона — сверка выплат. Там четыре строки августа: три суммы дошли до счёта через день-два после отчёта, а последняя, 145 000 ₽ от Wildberries, висит со статусом «ждём». Спустя десять дней денег всё не было, Глеб написал в поддержку с номером отчёта, и выплата пришла двумя частями ещё через неделю. Без листа сверки он заметил бы пропажу в лучшем случае к концу квартала.

Возможности Excel и облачных программ пересекаются почти полностью: и там и там можно посчитать прибыль по площадкам. Различаются они тем, сколько ручной работы и риска остаётся на вас. Поэтому сравнивать удобнее не списки функций, а вашу ситуацию.

Если почти всё сошлось с левой колонкой — оставайтесь в Excel и не платите за то, чем не будете пользоваться. Два-три ответа справа — повод присмотреться к программам. Четыре и выше — ручная сводка, скорее всего, уже обходится дороже, чем кажется: просто эти деньги не видны отдельной строкой.

Глеб у себя насчитал один ответ справа — цену ошибки: зависшая выплата показала, что промах легко стоит сотню тысяч. Остальное слева: две площадки, один счёт, около часа на сводку, всё вносит сам. Вердикт — ручной свод, по крайней мере до подключения третьего канала, а сверку выплат он теперь открывает каждую неделю.

Кроме критериев, есть три сигнала, по которым видно: момент уже наступил. Сводку стали откладывать до двадцатого числа — решения о закупке принимаются по памяти. Ошибки находятся случайно: пропущенную выплату либо задвоенную рекламу замечают, когда денег не хватило на партию. Файл правят двое — появляются «свод_финал_2» и вопрос, кто перезаписал формулу. Один сигнал лечится наведением порядка в файле, два сразу — обычно повод переезжать.

За словами «сервис финансового учёта для маркетплейсов» стоят очень разные продукты. Одни забирают данные из кабинетов площадок и считают прибыль по товарам. Другие строятся вокруг банковской выписки и показывают деньги всего бизнеса: все счета, все платежи, прогноз. Бывают и смешанные. Прежде чем сравнивать цены, поймите, какие из пяти задач из начала статьи закрывает конкретный продукт.

Несколько вопросов, которые стоит задать до оплаты:

Чего не сделает ни одна программа: не придумает статьи за вас и не исправит данные, внесённые с ошибкой. Если в таблице выплаты записаны как выручка, после переезда они останутся выручкой — только в более красивом отчёте.

Controlum — вариант из второй группы. Туда загружаются выписки по всем счетам, поступления от площадок и расходы раскладываются по статьям, каждая площадка ведётся как направление, а отчёты о деньгах и прибыли и платёжный календарь собираются без ручного свода. Удержания маркетплейсов в выписке не видны: их по-прежнему берут из отчётов Wildberries и Ozon.

Кому он лишний: одна-две площадки, один счёт и владелец, которому хватает часа на всю сводку. Тут Excel справится не хуже, а сэкономленные на подписке деньги лучше отправить в рекламу.

По нашему опыту, их чаще делают не новички, а продавцы, которые давно считают деньги сами и устали от этого.

Долгих сравнений не нужно — решение принимается на своих цифрах за несколько вечеров.