Учёт подотчётных средств: как не потерять выданные деньги

Главная путаница возникает в момент выдачи. Деньги ушли со счёта или из кассы, и владельцу кажется, что расход состоялся. На самом деле произошёл обмен: было пять тысяч в кассе — стал долг сотрудника на пять тысяч. Имущества компании не убавилось.

Расходом эти деньги становятся, когда сотрудник приносит чеки: вот кабель на 3 200 ₽, вот крепёж на 1 400 ₽. Тогда долг уменьшается на подтверждённую сумму, а в учёте появляются материалы. Оставшиеся 400 ₽ он либо возвращает, либо они остаются его долгом.

Если списывать выданное сразу в расход, получаются две ошибки в одном действии. Расходы месяца завышаются на всё, по чему ещё не отчитались, а долги сотрудников исчезают из поля зрения — и никто уже не помнит, кто сколько должен.

Учёт подотчётных сумм не требует сложной системы. Достаточно журнала операций трёх типов — выдача, отчёт с чеками, возврат остатка — и свода по людям, который считает текущий долг каждого.

Ценность свода в том, что он показывает не только сумму, но и возраст долга. Задолженность по подотчёту в пятьдесят тысяч, выданных вчера, — рабочая ситуация. Те же пятьдесят тысяч двухмесячной давности — почти наверняка потерянные деньги, и чем раньше это видно, тем больше шансов их вернуть.

Руслан свёл подотчёт впервые за полтора года работы. Картина оказалась такой: под отчёт за месяц уходит около 450 000 ₽, отчитываются монтажники примерно на 410 000 ₽, остатки почти не возвращают — и каждый месяц долг подрастает тысяч на двадцать.

К моменту сверки на шести монтажниках висело 380 000 ₽. Разложили по возрасту, и стало ясно, что проблема не в общей сумме, а в её хвосте: 130 000 ₽ — свежие выдачи текущей недели, это нормально. А 46 000 ₽ числились за двумя людьми, которые уволились ещё весной. Их расчёт выдали, не сверив подотчёт, — деньги вернуть не получилось.

Дальше ввели три правила. Отчитываться в течение трёх рабочих дней после покупки. Лимит на человека — 50 000 ₽, новая выдача только после закрытия предыдущей. И главное: при увольнении подотчёт сверяется до выдачи расчёта.

Через два месяца долг сжался до 90 000 ₽ — почти весь свежий, рабочий. Никого не штрафовали: монтажники просто стали привозить чеки, потому что без этого не выдавали новые деньги на следующий объект.

Правила простые, но каждое закрывает конкретную дыру. Вводить их лучше все сразу: по отдельности они обходятся.

Первые две искажают отчётность, вторые две стоят живых денег.

Таблица закрывает задачу, пока подотчётных лиц немного и выдачи разовые. Когда людей больше десяти, а покупки ежедневные, ручной журнал начинает отставать: чеки приносят пачками, свод устаревает за день.

Практичное решение до всякой автоматизации — корпоративные карты вместо наличных. Тогда сама выдача перестаёт быть событием: траты видны в выписке в момент покупки, а от сотрудника нужен только чек с пояснением, что куплено и на какой объект.

Дальше это ложится в общий учёт: в Controlum операции по картам попадают в общий список вместе с остальными платежами и разносятся по статьям, поэтому подотчётные покупки видны рядом с обычными закупками, а не отдельной вселенной. Долг по каждому при этом всё равно кто-то должен закрывать — сервис напомнит, но чеки соберёт человек.