Постоянные и переменные расходы: как разделить и что это даёт в рублях

Правило простое. Про каждый расход спросите: «Если завтра заказов станет вдвое больше, эта сумма вырастет?» Вырастет — расход переменный, он идёт следом за каждой продажей. Останется прежней — постоянный, его платят даже в самый слабый месяц.

У «Родника» это видно сразу. Закупка воды у завода, 690 000 в месяц: удвоятся заказы — удвоится и она. А вот аренда склада, все 200 000, не изменится ни при росте, ни при провале. Столько стоит сам факт существования бизнеса: хоть ноль заказов, хоть тысяча.

Дальше — полная таблица. Откройте рядом свою выписку за прошлый месяц и разносите собственные статьи параллельно: вопрос один и тот же для кофейни, стройки и интернет-магазина.

Сначала контекст по выручке. 2 300 000 рублей в месяц — это 2 300 заказов со средним чеком 1 000 рублей: 23 рабочих дня, по 100 заказов в день, по 20 на каждую из пяти машин. Теперь все 15 статей расходов.

Итого: переменные — 1 035 000, то есть 45 копеек с каждого рубля выручки; постоянные — 1 012 000. Во всех зарплатных строках указана полная стоимость для компании: НДФЛ 13% и взносы 30% уже внутри. Взносы повторяют характер выплаты, с которой начислены: с окладов они постоянные, со сдельной части — переменные.

Из двух итогов сразу получается третье число — маржа: то, что остаётся от выручки после переменных расходов. У «Родника» это 2 300 000 − 1 035 000 = 1 265 000, или 55%. С каждого заказа в 1 000 рублей переменные съедают 450, остаётся 550 — эти деньги кормят постоянные расходы, а всё, что сверху, и есть прибыль: 1 265 000 − 1 012 000 = 253 000 в месяц, 11% от выручки. Для услуг это здоровый уровень: обычный диапазон по чистой прибыли — 8–15%.

Те 450 рублей переменных, что сидят в одном заказе, — по сути себестоимость доставки. Оставшиеся 550 рублей, или 55%, — маржа. Обоим числам посвящены отдельные статьи, если хочется копнуть глубже.

Бензин. Формально в нём есть постоянная часть: дорога от стоянки до склада будет и при десяти заказах в день. Но около 90% пробега — сами доставки. Рабочее правило: если расход на 80–90% следует за продажами, не дробите его, относите целиком в переменные. «Родник» записал все 100 000 в переменные, и точность расчётов от этого не пострадала.

Зарплата водителей «оклад + сдельная» — самый частый спорный случай, и решается он делением на две строки. Оклад 55 000 водитель получит даже в мёртвый январь — это постоянная часть, 275 000 на пятерых. Сдельные 90 рублей за доставку появляются только вместе с заказом — это переменная часть, 207 000 в июне. Так же режется любая смешанная выплата: оклад продавца плюс процент с продаж, фикс менеджера плюс бонус за сделки, аренда в торговом центре по схеме «фикс + процент с оборота».

Ремонт машин. Он зависит от пробега, то есть вроде бы переменный, но приходит рывками: три месяца тишина, потом коробка передач за 180 000. Планировать такие скачки невозможно, поэтому «Родник» превратил ремонт в постоянный расход: каждый месяц откладывает 60 000 в резерв, а счета из сервиса оплачивает из него. Сумма в таблице стала предсказуемой, кассовых сюрпризов нет.

Реклама. Смотрите на договорённость, под которой стоит подпись. У Петра это 70 000 в месяц за размещение в картах и справочниках — деньги уходят независимо от результата, значит расход постоянный. Платил бы он за каждую заявку, скажем по 250 рублей за нового клиента, — была бы переменная статья, как закупка воды. Название расхода не решает ничего: решает то, как сумма поведёт себя при росте продаж.

Точка безубыточности — выручка, при которой бизнес выходит ровно в ноль, — считается в одну строку. Но только после того, как расходы разделены: без этого формула просто не собирается.

Точка безубыточности = Постоянные расходы ÷ Доля маржи. Для «Родника»: 1 012 000 ÷ 0,55 = 1 840 000 рублей в месяц.

В заказах ещё нагляднее: 1 012 000 ÷ 550 рублей маржи с заказа = 1 840 заказов в месяц, или 80 в день. Сейчас машины возят по 100 заказов в день — запас 20 заказов, пятая часть продаж. Пётр впервые знает свой порог: опустились до 80 в день — бизнес работает бесплатно, ниже — доплачивает за право работать.

Заодно видно, чем опасен каждый новый постоянный расход. Возьмёт Пётр помощника за 55 000 в месяц — порог сдвинется на 55 000 ÷ 0,55 = 100 000 выручки. Это ещё 100 заказов в месяц только для того, чтобы остаться при своих.

Вернёмся к вопросу из начала: реклама поднимает продажи на 20% — что будет с прибылью? Теперь ответ считается по разделённым колонкам. Переменные вырастут той же пропорцией, что и выручка, постоянные не сдвинутся с места.

Прибыль выросла с 253 000 до 506 000 — вдвое при росте продаж на 20%. Пётр прикидывал «тысяч 50 сверху», а реальный ответ — плюс 253 000 в месяц. Этот эффект называют операционным рычагом: постоянные расходы уже оплачены текущими продажами, поэтому каждый рубль маржи сверх порога падает прямиком в прибыль.

Рычаг работает в обе стороны — про это правая колонка таблицы. Минус 20% продаж, и прибыль не уменьшилась, а исчезла: 1 840 000 выручки — это в точности порог безубыточности из прошлого раздела. Чем больше доля постоянных расходов, тем сильнее качели: быстрее богатеешь на росте и быстрее горишь на спаде.

Одна оговорка: рычаг работает, пока хватает мощностей. 120 заказов в день пять машин ещё вывезут, а дальше понадобится шестая — это плюс примерно 120 000 постоянных в месяц (оклад водителя, лизинг, страховка), и порог поднимется с 1 840 000 примерно до 2 060 000 выручки. Постоянные расходы растут ступеньками: каждая новая машина, точка или штатная единица — очередная ступенька, после которой прибыль сначала проседает.

Тот же расчёт стоит прогонять перед любой скидкой: скидка режет только маржу, постоянных не касается, поэтому бьёт по прибыли заметно сильнее, чем выглядит на ценнике.

Разделить расходы — работа на один вечер. Польза появляется, когда таблица живёт: раз в месяц «Родник» обновляет суммы и проверяет два числа. Первое — итог постоянных: не расползся ли. Новая подписка, ещё один оклад, лизинговый платёж — по отдельности мелочи, вместе они тихо поднимают порог безубыточности. Второе — доля переменных в выручке: держится ли около 45%. Если завод поднял закупочную цену и доля доехала до 48%, при той же выручке прибыль похудеет на 2 300 000 × 3% = 69 000 в месяц. Такое лучше поймать в таблице сразу, пока за полгода не накопилось четыреста тысяч.

Когда приходит время сокращать расходы, это же деление подсказывает порядок: постоянные режут решениями раз и навсегда — переезд, отказ от подписки, пересмотр штата, а переменные — переговорами о закупочных ценах и нормами расхода.

Самое муторное в этой рутине — каждый месяц заново выуживать суммы из выписок по всем счетам. В Controlum операции по счетам собираются в один список сами, сервис ведёт ДДС (отчёт о движении денег) и показывает остатки и прибыль. Таблицу из этой статьи не приходится пересобирать руками: постоянную нагрузку и долю переменных видно каждый месяц без раскопок.