Зарплатный фонд: сколько команда стоит на самом деле

У каждой зарплаты три размера. Первый — «на руки»: сумма, о которой договариваются на собеседовании и которая падает на карту. Второй — начисление: на руки плюс НДФЛ 13%, который компания удерживает и перечисляет за сотрудника; чтобы получить начисление, сумму на руки делят на 0,87. Третий — полная стоимость: начисление плюс страховые взносы 30%, которые платятся уже сверху, из денег бизнеса.

На одном поваре «Джузеппе» это выглядит так. Договорились на 52 200 на руки. Начисление: 52 200 ÷ 0,87 = 60 000, внутри сидит НДФЛ 7 800. Взносы: 60 000 × 30% = 18 000 сверху. Итого со счёта пиццерии за повара каждый месяц уходит 78 000 — ровно в полтора раза больше, чем он видит на карте.

Формально НДФЛ — налог сотрудника, взносы — платёж работодателя. Для кассы это различие пустое: все 78 000 уходят с расчётного счёта «Джузеппе». Поэтому в управленческом учёте команду считают по полной стоимости — любой другой способ прячет от четверти до трети расходов.

Антон выписал все роли и прогнал каждую через три размера. Вот вся команда — зал, кухня, доставка, телефон и уборка, 18 человек.

Итог по нижней строке: на карты уходит 813 450, начислено 935 000, а со счёта пиццерии — 1 215 500. Разница между окладами, как их видит команда, и их ценой для бизнеса — 402 050 в месяц, почти пять миллионов в год. У Антона вся эта разница проходила по строке «налоги» и с командой в голове не связывалась.

Ещё одно свойство таблицы: она целиком состоит из постоянных расходов. В дождливый вторник без заказов оклады те же, что в пятничный вечер. Если бы курьеры получали сдельно за заказ, их строка дышала бы вместе с выручкой — что это меняет в устойчивости бизнеса, мы считали отдельно.

Таблица выше — спокойный месяц, где никто не болеет, не учится и не уходит в отпуск. Живой месяц дороже. Антон поднял выписки за полгода и собрал среднее по строкам, которых в окладной таблице нет.

Ещё 184 тысячи сверху. Полный зарплатный фонд «Джузеппе»: 1 215 500 + 184 000 = 1 399 500 в месяц, округлённо 1,4 миллиона.

Теперь главная пропорция статьи. Люди в обычный месяц получают на карты около 892 тысяч — оклады, премии и переработки за вычетом НДФЛ. Команда при этом стоит бизнесу 1,4 миллиона: каждые 100 рублей на карте сотрудника обходятся пиццерии примерно в 157. Привычная цифра «фонд — почти девятьсот» была занижена в полтора раза.

Сам по себе полный фонд ни о чём не говорит: 1,4 миллиона — это много или в самый раз? Мерят долей от выручки. Для общепита терпимый коридор — примерно 25–35%: доставка и фастфуд живут ближе к нижней границе, ресторан полного цикла с официантами — к верхней. Оговорка обязательна: коридор про полный фонд, со взносами и скрытыми строками. Доля, посчитанная по окладам, всегда выглядит прилично.

«Джузеппе» — смешанный формат, зал плюс своя доставка, его ориентир — 30–35%. Считаем: 1 399 500 ÷ 3 400 000 = 41%. Вылет за коридор. Полгода назад картина была другой.

Динамика говорит больше самой доли. Выручка за полгода прибавила 3%, фонд — 20%. Причина простая: три новых человека (курьер за 65 000, повар за 78 000, кассир за 58 500 полной стоимости) плюс подросшие на 33 000 премии и переработки. Фонд стал тяжелее на 234 500, а прирост выручки после продуктов и упаковки принёс лишь около 35 000 маржи. Вот и вся загадка тающей прибыли: минус 200 тысяч, с трёхсот до ста. По коридору чистой прибыли общепита, 3–10%, пиццерия сползла с верхней границы на нижнюю, не потеряв ни одного клиента.

Четвёртый курьер появился в апреле. Два вечера подряд Антон видел одну картину: готовые коробки стоят на стойке по сорок минут, оператор извиняется в трубку, в отзывах — «ехала полтора часа, приехала холодной». Наутро после второго такого вечера он разместил вакансию. По ощущению — очевидное решение.

Расчёт, который стоило сделать до вакансии, занимает три строки. Курьер стоит 65 000 в месяц: 50 000 начислением плюс 15 000 взносов. Средний чек доставки — 1 100 рублей, из них около 600 съедают продукты, коробка, бензин и комиссии, маржа с заказа — 500. Порог окупаемости: 65 000 ÷ 500 = 130 заказов в месяц. При графике два через два это 15 смен — почти девять заказов за смену, причём дополнительных: тех, что без него не уехали бы вовсе.

Факт после найма. Май, три курьера: 1 780 заказов. Июнь, четыре: 1 850. Прирост — 70 заказов, то есть 35 000 маржи при цене 65 000. Четвёртый курьер ежемесячно приносил минус 30 тысяч. Отчёт по часам показал причину: очередь, ради которой его брали, случалась по пятницам и субботам с 18 до 22 — восемь-девять вечеров в месяц. Всё остальное время трое справлялись, а четвёртый возил воздух.

Антон не стал увольнять человека. Он предложил смены с пятницы по воскресенье — полставки, 32 500 полной стоимости. Пики закрыты, прирост заказов сохранился, минус 30 000 превратился в плюс 2 500. А пятого повара, которого Антон уже собирался искать, потому что «кухня стонет», отложили до такого же расчёта: сначала цифра прироста, потом вакансия.

Фонд давит на кассу не равномерно, а тремя волнами, и все три жёстко привязаны к датам. Зарплату по Трудовому кодексу платят минимум дважды в месяц, налоги уходят единым налоговым платежом до 28-го числа, уведомление в налоговую — до 25-го. У «Джузеппе» месяц выглядит так.

Зарплата — единственный расход, который нельзя двигать без последствий. Задержать платёж поставщику — неприятный звонок. Задержать зарплату — заявления на стол в разгар сезона плюс компенсация за каждый день просрочки. Поэтому все три даты стоят в платёжном календаре «Джузеппе» как обязательные платежи, раньше аренды и закупок. Перед каждой Антон проверяет одно: хватит ли на счёте с учётом поступлений до этой даты.

Июнь показал, зачем это нужно. Восьмого числа на счёте лежало 470 тысяч при расчёте 520 десятого. Выручка выходных закрыла дыру, но два дня Антон решал, какие платежи поставщикам сдвинуть. Без календаря о дыре он узнал бы утром десятого — из смс банка о неисполненной ведомости.

Есть и четвёртая волна — сезонная. В июле у «Джузеппе» в отпуск уходят два повара и управляющий: отпускные платятся не позднее чем за три дня до начала отдыха, в сумме со взносами это около 125 тысяч поверх обычных выплат месяца. Плюс подмены на сменах, пока людей нет.

Для этого в таблице скрытых строк живёт резерв 40 тысяч в месяц: с января к июлю в нём накапливается 240 тысяч, и отпускной пик проходит без торга с поставщиками. Работает это при одном условии — даты отпусков расписаны на год вперёд, без сюрпризов заявлением за две недели. Как собрать такой график в одной таблице, мы показывали отдельно.

Держать в голове три даты, резерв и остатки по счетам — само по себе работа. Антон в итоге перенёс её в сервис. Controlum собирает операции по счетам и ведёт ДДС (отчёт о движении денег), а зарплатные даты и налоги стоят в платёжном календаре рядом с арендой. Ответ на вопрос «хватает ли на расчёт десятого» виден за неделю по остаткам, без пересборки выписки руками.