Как собрать дебиторку

Сколько стоит задержка оплаты

Оптовая компания продаёт на 10 млн ₽ в месяц, все продажи с отсрочкой 30 дней. Клиенты платят в среднем через 45 дней. При равномерных продажах и одинаковой базе (например, всё с НДС) лишние 15 дней — это 10 млн × 15 ÷ 30 = 5 млн ₽, которые постоянно лежат у покупателей. Чтобы платить поставщикам вовремя, компании приходится закрывать эти 5 млн ₽ кредитом: при 20% годовых за 30 дней это 5 млн × 20% × 30 ÷ 365 ≈ 82 000 ₽ процентов.

Даже без просрочки отсрочка стоит денег. Компания с выручкой 3 млн ₽ в месяц и себестоимостью 2,4 млн ₽ платит поставщику через 15 дней, а получает от покупателя через 60. Каждый месяц закупка оплачивается на 45 дней раньше, чем приходят деньги, — при равномерных продажах и закупках в обороте нужно держать 2,4 млн × 45 ÷ 30 = 3,6 млн ₽ своих или заёмных денег. И наоборот: дебиторка 6 млн ₽ при продажах 3 млн ₽ в месяц — это 60 дней; сократив срок до 45, вы высвободите около 1,5 млн ₽.

Шаг 1. Реестр должников

Таблица: клиент, сумма, дата оплаты по договору, дни просрочки. Сортируйте не только по сумме. Клиент А должен 700 000 ₽, просрочка 45 дней, работает с вами давно. Клиент Б должен 150 000 ₽, просрочка 90 дней, перестал отвечать. С А начинайте разговор: сумма большая, контакт есть. По Б параллельно готовьте претензию: молчание при 90 днях просрочки — признак, что риск невозврата высокий.

Шаг 2. Порядок действий по сроку

• Первые дни после срока — выясните причину: не дошёл счёт, не подписан акт, спор по отгрузке или нет денег. От причины зависит, что делать дальше.
• Через 1–2 недели — разговор с тем, кто принимает решения, и письменный график погашения.
• Если график сорван — претензия. Для спора в арбитражном суде по общему правилу нужно направить претензию и подождать 30 дней, если договор не устанавливает другой срок.
• Остановка отгрузок — только если это позволяет договор, иначе нарушителем окажетесь вы.
• Суд — когда претензия не помогла. Взвесьте сумму, неустойку по договору, доказательства (договор, акты, накладные) и расходы на госпошлину и юриста. Проверьте по ИНН, не идёт ли у должника банкротство: тогда порядок другой.

Шаг 3. График платежей, подписанный должником

Устное «заплатим на неделе» — не договорённость. Клиент должен 500 000 ₽, 200 000 ₽ уже заплатил. На оставшиеся 300 000 ₽ оформите соглашение о рассрочке: 150 000 ₽ до 15 декабря, 150 000 ₽ до 30 декабря, и пропишите в нём условие: при срыве первого платежа остаток к оплате сразу. Внесите обе даты в платёжный календарь. Соглашение, подписанное руководителем должника или его представителем по доверенности, — ещё и признание долга.

Шаг 4. Предоплата, рассчитанная, а не взятая с потолка

Заказ на 500 000 ₽, себестоимость 400 000 ₽. Предоплата 50% даёт 250 000 ₽ — на закупку всё равно не хватает 150 000 ₽. Чтобы не вкладывать своих денег, предоплата должна покрыть себестоимость: 400 000 ÷ 500 000 = 80%. Если клиент на 80% не согласен, посчитайте, во что обходится ждать: 400 000 ₽ своих денег на 60 дней при 20% годовых — около 13 150 ₽, или 13% маржи заказа в 100 000 ₽.

Как держать дебиторку под контролем

• Раз в неделю смотрите реестр должников.
• Реестр собирайте из счетов, актов и сроков по договорам. Ожидаемые поступления ставьте в платёжный календарь Controlum и сопоставляйте с фактическими деньгами из банковской выписки: если плановое поступление не пришло, это видно в тот же день.
• Следите не только за просрочкой: отсрочка 120 дней без единого опоздания тоже может держать бизнес в постоянном кассовом разрыве.