Контроль закупок в общепите: куда утекает фудкост

Фудкост — это доля продуктов в выручке. Продал блюд на 100 ₽, продукты на них стоили 32 ₽ — фудкост 32%. Для столовой и кафе здоровый уровень 28–35%; выше 35% прибыль начинает таять.

У «Ложки» фудкост рос почти незаметно, на процент-полтора в месяц — на такую цифру никто не смотрит. За полгода он дошёл с 32% до 38%, и вот как это выглядело по деньгам при неизменной выручке 2,6 млн ₽.

Разница между январём и июнем — 156 000 ₽ в месяц. Чтобы почувствовать масштаб: при здоровой для общепита рентабельности 5% вся месячная прибыль столовой с оборотом 2,6 млн — это как раз около 130 000 ₽. Утечка съедала прибыль целиком, а Тимофей полгода списывал это на «дорого стало закупаться».

Тимофей не поверил, что виноват один шеф-повар, и три недели считал по-честному: взвешивал приёмку, сверял заказы с продажами, замерял порции на раздаче. 156 000 ₽ разложились на три причины.

Ни одна из трёх — не воровство и не форс-мажор. Все три — это отсутствие простых правил: заказ на глаз, приёмка без весов и порция от руки. Каждую причину закрывает своя таблица; ниже по одной на каждую.

Техкарта — это норма продуктов на одну порцию: сколько граммов мяса, риса, овощей уходит в блюдо и сколько это стоит. Без неё повар кладёт на глаз, а на глаз — всегда щедрее.

Вот техкарта плова «Ложки», одного из ходовых блюд витрины.

Порция по норме стоит 67 ₽, в меню плов — 260 ₽: фудкост блюда 26%, здоровый. Но повар клал 120 г мяса вместо 90 — лишние 30 г это +17,4 ₽ к каждой порции. Плова «Ложка» продаёт 900 порций в месяц: 900 × 17,4 = 15 660 ₽ утечки на одном блюде. Такой же перерасход порций по всему меню и дал те самые 46 800 ₽.

Лечится двумя вещами: техкарта на каждое ходовое блюдо и порционные мерники с весами на раздаче. Средний фудкост по кухне усредняет всё в одну цифру и прячет проблему — считать нужно по блюдам.

Самая большая дыра — 62 400 ₽ — это списания. Шеф заказывал скоропорт с запасом «чтобы точно хватило», часть не успевала уйти и отправлялась в мусор.

Пример на зелени. На глаз — 40 кг в неделю; реально в салаты уходило 28 кг, 12 кг выбрасывали. 12 кг × 300 ₽ × 4 недели = 14 400 ₽ в месяц на одной зелени.

Заказ от плана считает иначе: 900 порций салатов в неделю × 25 г зелени по техкарте = 22,5 кг, плюс буфер на скоропорт 10% — округляем до 25 кг. Списание падает с 12 кг до 2–3. То же по всем скоропортящимся позициям убрало большую часть 62 400 ₽.

Правило простое: заказ считаем от плана продаж по техкартам и добавляем небольшой буфер на скоропорт. Не «с запасом». Лишняя неделя на складе — это замороженные деньги, а для скоропорта — ещё и прямой убыток в мусорный бак.

Недовес — самая незаметная утечка: в накладной 60 кг, по факту 56 — и вы платите за 4 кг воздуха. Пока приёмщик не ставит товар на весы, поймать это невозможно.

Одна машина мяса и молочки на приёмке «Ложки» выглядела так.

2 672 ₽ недовеса за одну поставку, а товар приходит несколько раз в неделю — за месяц набежало 46 800 ₽. Теперь на приёмке стоят весы: фактический вес заносят в накладную, недовес больше 1% — пересчёт оплаты или возврат. Систематический недовес одного поставщика — прямой повод искать замену.

Мясо, овощи и молочка съедают львиную долю закупок. На каждую из этих трёх групп «Ложка» держит трёх поставщиков и раз в месяц запрашивает у всех прайс. Смысл не в том, чтобы всегда брать самое дешёвое: дешёвое часто и есть тот самый недовес. Смысл — видеть рынок и не переплачивать по инерции.

Сравнение за один месяц дало вот что.

25 900 ₽ в месяц, около 311 000 ₽ в год — на ровном месте, без потери качества. Раньше «Ложка» годами возила говядину у одного поставщика по 620 ₽, потому что «так сложилось».

Чтобы утечки не вернулись, нужны две проверки в неделю. Первая — короткая инвентаризация: не весь склад, а 20 самых дорогих и ходовых позиций. Взвесить остаток и сравнить с расчётным: сколько должно было остаться = было на начало недели + приход − расход по техкартам. Расхождение — сигнал: перерасход, списание мимо учёта или пропажа.

Вторая проверка — недельный фудкост. Раньше он всплывал раз в полгода в годовом отчёте, когда потеряно уже под миллион. По неделям цифра ползёт на глазах: выросла на 2 пункта — ищем причину в эту пятницу, а не в следующем июне. Недельный ритм и понятные лимиты на закупку по группам продуктов держат расходы в рамках без ручной проверки каждой накладной.

За два месяца система из пяти таблиц вернула фудкост с 38% к 33%. Не к прежним 32% — часть потерь честная: усушка, реальная просрочка, бой. Но вот что вернулось по каждой причине.

129 800 ₽ в месяц — это 5 пунктов фудкоста и почти полтора миллиона рублей в год, которые раньше уходили в мусорный бак и на весы поставщика. Плюс 25 900 ₽ с правила трёх поставщиков сверху.

Держать в голове техкарты, план заказа, приёмку и недельную инвентаризацию невозможно. А фудкост нужно видеть каждую неделю, не в годовом отчёте. Таблицы ведёт кухня. Во что это выливается по деньгам — сколько за неделю реально ушло на продукты и сколько осталось прибыли — показывает управленческий учёт: Controlum собирает операции по всем счетам, ведёт ДДС и держит долю продуктов в выручке перед глазами, пока фудкост ещё можно вернуть.