Переплаты и взаимозачёты: как вернуть деньги, зависшие у поставщиков

Лишнее поступление на счёте легко принять за выручку. Это ошибка. Если «Короб» перечислил поставщику аванс 150 000 ₽ за плёнку, а тот товар не привёз, бизнес не стал беднее на бумаге — но и распоряжаться этими 150 000 не может: они лежат на счёте поставщика. Переплата — это ваши деньги, временно оказавшиеся у чужого.

Коварство в том, что в банке переплата выглядит как обычный платёж поставщику, а в прибыли её вообще не видно: прибыль считается по отгрузкам и продажам, а не по авансам. Поэтому отчёт о прибыли у «Короба» показывал честные 320 000 ₽, а на счёте их не было — часть денег ушла авансами, по которым товар так и не приехал.

Сверка вытащила четыре зависшие суммы. У каждой своя причина и своё решение: вернуть живыми деньгами, зачесть в счёт будущих поставок или списать в убыток, если возвращать уже не с кого.

Итог по деньгам такой. 90 000 за двойную оплату «ГофроТорг» вернул живыми на счёт за три дня — почти вся недостающая сумма, остаток «Короб» добрал из выручки недели. 210 000 ₽ (150 000 по «Плёнка-Пак» плюс 60 000 по «ЭкоПосуде») зачли в счёт будущих поставок: следующие партии «Короб» получит, доплатив на эту сумму меньше. И только 40 000 пришлось списать в убыток — поставщик закрылся, взыскать не с кого. Из 340 000 «Короб» не потерял 300 000.

Ни одну из этих сумм «Короб» не увидел бы в банке: там просто платежи поставщикам. Нашлись они через сверку расчётов — это и есть акт сверки. Обе стороны выкладывают, кто кому сколько заплатил и отгрузил за период, и сравнивают остаток. Расхождение — и есть зависшая переплата или недоплата.

Механика простая. Бухгалтер «Короба» отправил каждому ключевому поставщику акт сверки со своими цифрами, поставщик подставил свои. По «Плёнка-Пак» у «Короба» аванс 150 000 числился «за товар», у поставщика — «получено, не отгружено». По «ГофроТорг» «Короб» показал два платежа по 90 000, поставщик — один долг: вот она, двойная оплата. Своя бухгалтерия одну сторону расчёта видит, а вторую — нет, поэтому сверка и есть единственный способ поймать переплату.

Второй сюжет — когда долг взаимный. «Короб» должен типографии 120 000 ₽ за брендированные коробки. А типография должна «Коробу» 90 000 ₽ — закупила у него одноразовые стаканы для своей столовой. Гонять деньги в обе стороны незачем: 90 000 гасятся встречно, «Короб» доплачивает только разницу — 30 000 ₽.

Зачёт не даёт скидки: по деньгам «Короб» отдаёт столько же. Выигрыш в обороте. Без зачёта пришлось бы отдать типографии все 120 000 живыми, а свои 90 000 ждать, пока у неё дойдут руки заплатить. Зачёт закрывает встречные 90 000 в один день, и эти деньги остаются в работе. Заодно меньше платежей: меньше банковских комиссий за переводы и ручной работы у бухгалтера.

Зачёт — не устная договорённость «мы в расчёте». Его оформляют актом взаимозачёта (актом зачёта взаимных требований): в нём две стороны, ссылки на счета и накладные по каждому долгу, сумма зачёта — 90 000, дата и остаток — 30 000 ₽ за «Коробом». Подписали обе стороны — и оба долга в учёте закрываются на 90 000. Без акта менеджер «договорился», а бухгалтерии обеих фирм полгода ждут платежей, которых не будет.

Зачесть можно не всегда. Долги должны быть однородными — деньги против денег; нельзя зачесть «вы мне деньгами, а я вам товаром», пока обязанность поставить товар не превратилась в денежный долг. В остальных случаях — обычная оплата, каждый платит своё.

Все 340 000 «Короба» — это цена привычки платить, не сверяясь. Лечат её три правила.

На потоке в 4 млн ₽ в месяц удержать эти три правила в голове невозможно: авансы и переплаты тонут среди обычных платежей. Controlum собирает операции по всем счетам, ведёт учёт движения денег и показывает остатки и прибыль в одном месте. А платёжный календарь держит на виду выданные авансы и даты, к которым поставщик должен закрыть их товаром. Сверку это не отменяет, но не даёт переплате потеряться на полгода.