Финансовый учёт для собственника: понедельник, 20 минут, 4 вопроса

Ритуал устроен просто. Одно и то же время, одни и те же четыре вопроса, по каждому — одна цифра и одно действие. Владелец «Формата» садится за него в понедельник, до первой встречи: пока неделя не началась, почти любой платёж ещё можно подвинуть.

Два сокращения, которые понадобятся дальше: ДДС — отчёт о движении денег, то есть что пришло на счета и что с них ушло; ОПиУ — отчёт о прибылях и убытках, то есть заработал ли бизнес за месяц.

Цифра 900 000 сама по себе ничего не значит — ответом она становится только рядом со списком платежей по датам. Поэтому первый вопрос собирается из двух частей: остатки по всем счетам и кассам плюс платежи и поступления на две недели вперёд.

Вот как выглядела неделя «Формата» утром 6 июля.

Остаток на счёте на этот вопрос не отвечает: те же 900 000 лежали у «Формата» и в убыточные месяцы. Ответ даёт ОПиУ — короткий, на десять строк. Вот июнь.

Чистая прибыль — 119 000 с оборота 2,1 млн, то есть 5,7%. В мае было 210 000: бумага подорожала, цены на тиражи остались прежними, и разница съела почти половину прибыли. Когда число плохое, смотрят две строки: маржу и постоянные расходы. У «Формата» постоянные не выросли — значит, дело в марже, и решение лежит в ценах или в условиях закупки.

Попутная проверка для российских режимов: «Формат» работает на УСН «доходы минус расходы», налог за июнь — 21 000. На УСН «доходы» (6%) налог с того же оборота доходил бы до 126 000, поэтому режим полезно пересчитывать хотя бы раз в год.

Клиенты должны «Формату» 680 000: сеть кофеен — 350 000 со сроком на этой неделе, издательство — 190 000 с просрочкой 12 дней, школа танцев — 90 000 с просрочкой 25 дней, мелкие заказы — 50 000 в срок. Сам «Формат» должен 520 000: бумага — 380 000, лизинговый платёж — 95 000, мелочь ещё на 45 000.

На бумаге перевес 160 000 в пользу типографии. Подвох в сроках: свои долги привязаны к датам в договорах, а чужие держатся на честном слове. Просроченных здесь 280 000 — больше двух месячных прибылей июня.

Действие по понедельникам — два звонка по самой старой просрочке. Издательство после письма с конкретной датой перевело 190 000 через неделю, а школе танцев «Формат» поставил условие: новые тиражи после оплаты. В просрочке осталось 90 000 вместо 280 000.

По понедельникам на этот вопрос хватает беглого взгляда, а в первый понедельник месяца «Формат» открывает ДДС целиком. Июнь выглядел так.

Здесь две находки. Первая: денег прибавилось на 70 000, хотя прибыль июня — 119 000. Разница в 49 000 осела в долгах клиентов: тиражи отгружены, оплата ещё в пути. Вторая: «прочее» съело 225 000 — десятую часть всех платежей. При разборе там нашлись ремонт печатной машины на 140 000 и мелкие траты без статьи на 85 000. Теперь у «Формата» правило: если «прочее» превышает 5% платежей, операции разносятся по статьям в тот же понедельник.

Четыре вопроса закрывают неделю. Раз в месяц к ним добавляется пятый: что у бизнеса есть и кому он должен. Это управленческий баланс, один лист. С одной стороны деньги — 900 000, долги клиентов — 680 000, бумага на складе — 310 000. С другой — долги поставщикам и остаток по лизингу машины. Такой снимок показывает, сколько в бизнесе своего и сколько чужого. Меняется он медленно, поэтому месяца между проверками хватает.

Ритуал умирает по одной причине: сбор цифр занимает дольше самого ритуала. Если остатки лежат в двух банках и кассе, платежи — в переписке с бухгалтером, а долги — в памяти менеджера, понедельник растягивается на два часа, и к третьей неделе проверка тихо исчезает из календаря. Три правила, которые держат её живой:

Controlum как раз снимает самую тяжёлую часть: собирает операции по всем счетам, ведёт ДДС и платёжный календарь, показывает остатки и прибыль — четыре вопроса понедельника открываются одним экраном, без ручной склейки выписок.