Финансовый контроль малого бизнеса: 5 сверок, которые ловят потери

Финансовый контроль — это система регулярных сверок, которая ловит потери, ошибки и злоупотребления: где деньги ушли мимо кассы, где продуктов списали больше, чем продали, где клиент недоплатил, а никто не заметил. У каждой такой проверки есть результат в рублях, иначе это просто красивый отчёт.

Это не то же самое, что финансовая дисциплина. Дисциплина — про привычки самого собственника: платить себе фиксированную зарплату, не смешивать личные и рабочие деньги, каждую неделю смотреть цифры. Контроль — про то, чтобы поймать чужую руку в кассе и лишний расход на складе. Дисциплина держит в порядке вас, контроль держит в порядке команду и поставщиков; работают они только вместе.

Собственнику не нужен аудит и штатный финансист. Нужно пять сверок с понятной частотой. Каждая сравнивает две цифры, которые обязаны сходиться, и если они разошлись — это сигнал, куда смотреть. Одна ежедневная и четыре недельных.

Алкоголь — самое воруемое место в общепите: бутылку легко налить мимо кассы, а недостачу списать на пролив. Ловит это одна сверка. Берём топ-позиции бара и считаем две цифры: сколько порций пробито по кассе и сколько бутылок реально ушло со склада — остаток на начало плюс закупка минус остаток на конец.

По виски за неделю касса показала 170 порций. В бутылке 0,7 л — 17 порций по 40 мл с учётом пролива, значит уйти должно 10 бутылок. Инвентаризация показала 11. Одна лишняя бутылка — это 17 порций по 350 ₽, то есть 5 950 ₽, которые налили, но в кассу не пробили. То же по джину и вину в бокалах.

Три позиции за неделю — почти 13 000 ₽. За месяц по всему бару набежало 52 000 ₽, ровно 4% его оборота в 1,3 млн. Чистая прибыль «Компаса» — около 220 000 ₽ в месяц, 6,5% выручки (для общепита нормой считают 3–10%). Продукт был уже оплачен при закупке, поэтому каждый непробитый рубль — это рубль потерянной прибыли: мимо кассы уходила почти четверть прибыли, а за год — 624 000 ₽.

На кухне воруют реже. Зато теряют там больше: всё съедает перерасход. Техкарта каждого блюда говорит, сколько продукта в него заложено; умножаем норму на число проданных блюд — вот сколько должно было уйти со склада. Разница с фактом и есть щедрые порции, порча, ошибки заготовки, лишние закупки.

У «Компаса» по техкартам выходило 33% выручки кухни, а по факту склад отдал 36%. Три процента от оборота кухни в 2,1 млн — это 63 000 ₽ в месяц, которые растворились без всякого воровства. Недельная сверка фудкоста показывает такой перерасход сразу, пока он не превратился в привычку.

Банковскую выписку раз в неделю сверяют со своим учётом: у каждого платежа должна быть статья и понятное основание. Так у «Компаса» всплыли две забытые подписки на сервисы, 7 400 ₽ в месяц, и задвоенный платёж поставщику. Здесь же держите в голове эквайринг. С карт банк забирает 1,2–2,5%, по СБП — 0,4–0,7%. Поэтому в банк приходит меньше, чем пробито по кассе, и это не недостача, а комиссия.

Дебиторка в общепите — это банкеты и корпоративы по безналу с отсрочкой. Реестр по срокам показывает, кто должен и сколько дней уже висит. У «Компаса» корпоратив на 180 000 ₽ провисел 40 дней — про него просто забыли в потоке смен. Одного звонка хватило, чтобы деньги пришли.

Любая сверка бессмысленна, если её делает тот же человек, что создаёт цифры. Если бармен наливает, снимает кассу и сам же проводит инвентаризацию — он всегда подгонит одно под другое. Поэтому первое правило: кто принимает деньги, тот их не учитывает.

У «Компаса» Z-отчёт снимает управляющий, а не бармен. Инвентаризацию бара раз в неделю Вадим делает вместе с управляющим. Закупка идёт через двойной контроль: заявку составляет шеф, по счёту платит Вадим, привезённое по накладной принимает кладовщик. Три разные руки на одной закупке — и приписать лишнее уже некому.

Сверху — лимиты: сколько шеф и бармен могут потратить без согласования. Без них контроль превращается в разбор постфактум, когда деньги уже ушли.

Ежедневно — касса против Z-отчёта, пять минут в конце смены. Раз в неделю, в один и тот же день — склад бара, фудкост, банк и дебиторка, около часа на всё. Каждая сверка заканчивается решением: кого предупредить, что удержать, где поменять человека.

Руками всё это держать тяжело: остатки по нескольким счетам, эквайринг, статьи расходов и сроки по банкетам легко теряются между сменами. Controlum собирает операции по всем счетам сам, ведёт учёт движения денег и платёжный календарь, показывает остатки и прибыль в одном месте — сверять факт становится делом минут вместо вечера с выписками.

За квартал сверки изменили «Компас» построчно.